【アウトルック時短講座】メールを”さばく”技を身につける

Outlook
会社員
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  • メールが多すぎて、他の仕事に手が回らない
  • メールの処理を素早く終わらせたい
  • アウトルックを使いこなしたい

こんな悩みを解決するためのブログ講座です。

仕事が早い人はメールも早い。みなさんもどこかで聞いたことがあるかもしれません。

では、仕事ができる人が文章を読むのが早いのかと言うとそんなことはありません。人によって多少のばらつきはあるでしょうが、大きな違いは別の部分にあります。

仕事が早い人は、ほぼ間違いなくツールの機能を最大限に活かす術を身に着けているんです。

メールであればアウトルックの使い方がとても上手ということ。

本講座で、アウトルックでのメール処理術をひとつひとつ身につけていきましょう。

✔ 本講座で身につけられること
  • メールを素早く処理するショートカット
  • 無駄な動作を減らすための設定
  • 「あのメールどこいった?」をなくすための整理方法
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本講座の目的

アウトルック講座の目的

本講座では、会社で使われていることの多いアウトルック/Outlookを使って仕事を効率的に進める術を身につけることを目的にしています。

この講座で目指すところは、以下のような姿です。

講座で目指すところ
  • メールを素早く処理するための設定を行う
  • 素早くミスなくメールを処理するためのショートカットを身につける
  • アウトルックに備わっている便利な機能を使いこなす
  • 見つけたいメールをすぐに見つけるための整理術を身につける

アウトルックはエクセルに比べて圧倒的に使用頻度が高いです。

アウトルックを使いこなすことで、メールの処理時間を短くして本当にあなたがやらなければならない業務に集中できる時間を増やすことを目的としています。

目次

目次

講座全体の目次です。

【心構え】アウトルックを使いこなす重要性

まずは、なぜアウトルックを使いこなす必要があるのかを解説します。

【設定】無駄な動作を減らすための設定

アウトルックを使ってメールを効率的に処理するための設定を説明します。

このセッションで学べること

本章では、1回行うだけでメールの処理が早くなる設定を学んでいきます。

設定するだけで効果が出るので、やって損はありませんよ。

メールを効率的に処理するための設定

【機能】アウトルックの機能を使いこなす

アウトルックに備わっている機能を使いこなしましょう。

このセッションで学べること

アウトルックにはあまりみんなに知られていない機能が多いんです。

その中でも定型のメール分を一瞬で作成するなど、日々のメールの処理に役立つ機能を紹介していきます。

知らないと差がつくアウトルックの便利機能

【ショートカット】メール素早く処理する

メールを素早く効率的に処理するためのショートカットを身につけていきます。

本セッションで学べること

すぐに使えるショートカットを身につけることができます。

メールだけでなく、予定表の操作も簡単に行えるのでしっかり覚えていきましょう。

メール・予定表を素早く処理するためのショートカット

【書く】メールを素早く作成する

メールを素早く作成するスキルを身につけていきます。

本セッションで学べること

メールを書く(作成する)時間を減らすためのスキルを学んでいきます。

タイピングを早くするだけがメールを早く作成する方法ではありませんよ

メールを素早く作成するスキル

【メール整理術】見つけたいメールをすぐに見つける

メールを整理する術を身に着けて行きましょう。

本セッションで学べること

実はメールを書くよりも長いメールを探す時間を減らすためのワザを学んでいきます。

実はあなたの時間を奪うだけのフォルダ整理をやめる方法も紹介してます。

見つけたいメールをすぐに見つけるメール整理術

メール処理術を身につけるために読むべき本

メール処理術を身につけるために読むべき本

メール処理のスキルを向上させるにあたって参考になったを紹介します。

アウトルック最速仕事術

アウトルックを使いこなしたいと考えるならこの本が圧倒的におすすめです。

画面の切り替えを極力減らす、マウスを使わずにメールを処理するといった考えに基づいたスキルが数多く紹介されています。

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本書のレビューはこちらからどうぞ。
>>>【書評】「アウトルック最速仕事術」はサラリーマン必読書

仕事が早い人はどんなメールを書いているのか

本書はアウトルックのスキルというよりは、メールを使ってうまく仕事を進めていくための工夫が書かれた本です。

見た目を美しくする、相手の心に刺さる言葉を使うなど返信をもらいやすくする方法も書かれており参考になる部分も多いですよ。

仕事が速い人ほどマウスを使わない!超速パソコン仕事術

アウトルックだけではなく、エクセルなどのスキルも紹介されています。

仕事を早く進めるためのパソコンの設定やエクセルの効率的な使い方も記載されており、勉強になることが多いです。

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【まとめ】アウトルックのスキルは簡単に身につく

【まとめ】アウトルックスキル

アウトルックは企業に勤める社会人が最も使うツールです。
エクセルよりも断然使います。

でも覚えるべきことってそんなにたくさんはありません。

少しのスキルを身につけるだけで、メールの処理スピードが段違いになってきます。

簡単に身に着けれて効果の大きいスキルなのでみなさんも少しずつ身につけていってください。

メールの処理に追われるのではなく、あなたにしかできない仕事に集中する環境を作っていきましょう。

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