アウトルックの最強メール整理術【フォルダ分けはするな】

メールのフォルダ分けをしてはいけない理由Outlook
会社員
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  • お目当てのメールがすぐに見つからない
  • メールを整理したい

こんな悩みを解決します。

いきなり結論から言うと、メールを整理するときにフォルダ分けは絶対にやってはいけません。

差出人や案件別にフォルダを振り分ける設定はあなたの時間を奪います。

それ、ムダです。

今回は「フォルダ分けをしないメール整理術」を紹介します。

この記事を読むと

フォルダ分けをせずに瞬時にお目当てのメールを見つける整理術を身に着けられます。

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メールをフォルダ分けすれば後で探しやすいというのは勘違い

メールをフォルダ分けしたときに時間がかかる理由は大きく2つ。

✔ フォルダ分けすると時間がかかる理由
  • フォルダ分けという行為そのものに時間がかかる
  • メールが探しにくくなる

詳しく説明します。

理由①:フォルダ分け自体に時間がかかる

まず1つ目の理由は、フォルダ分けという行為そのものに時間がかかるからです。

フォルダ分けという行為にどれぐらいの時間がかかるのかについて試算してきます。

✔ フォルダ分けにかかる時間
  • どのフォルダに保存するのか考える:5秒
  • マウスでメールを選択する:5秒
  • 保存するフォルダに移動させる:5秒

1件あたりざっくり15秒ですね。
サラリーマンは1日あたり50通程度はメールを受領していますので、下のような計算にになります。

1年でフォルダ分けに使っている時間

15(秒/通) ✕ 30(通/日)✕5(日/週)✕ 50(週/年)= 約31時間/年

1年あたりで見てみると約31時間の時間をフォルダ分けに使用しています。

理由②:メールを探すのに時間がかかる

2つ目の理由は、フォルダ分けをしてもメールを探すのに時間がかかるからです。

たとえば、A会社の担当者BさんからCというプロジェクトの会議資料がメールを見返したくなったとします。

このメール皆さんならどのフォルダから資料を探しますか?

  • A会社
  • Bさん
  • プロジェクトC
  • 会議資料

迷いますよね。

上の具体例において、仮にプロジェクトCというフォルダにメールを保管してしまうと、あとで他のフォルダを探しても決して見つけることはできません。

以下のような作業が発生してしまいます。

  • A会社というフォルダの中を探す→見つからない
  • Bさんというフォルダの中を探す→見つからない
  • プロジェクトCというフォルダの中を探す→やっと見つかる

これは1つのメールが様々な分類に属していることから発生します。

これは「コウモリ問題」と言われるもので、コウモリという動物が「鳥」なのか「獣」なのかが人によって分かりづらいように、分類作業というものを完璧に行うというのはとても難しいものなんです。

フォルダ分けにも迷ってしまうし、探すときにも見つけられないリスクがある。

そんなムダなことはやめてしまいましょう。

対策:2つのフォルダと検索機能の活用

では、どうすればよいのか?

対策

メールの検索はすべて検索機能に任せる

これだけです。
ただ、これだけだと具体的な行動につなげられませんので、ポイントを2つ紹介します。

ポイント①:受信トレイには未処理メールだけ

受信トレイ以外に2つのフォルダだけ作成してください。

作成すべき2つのフォルダ
  • To Doフォルダ :対応が必要なメールを保管するフォルダ
  • 保管フォルダ :その他のメールを保管するフォルダ

家の郵便受けにきた手紙を読んだあとに、また郵便受けに戻す方はいませんよね。
受信トレイは家の郵便受けそのものです。

メールを読んでなにか対応が必要ならTo Doフォルダへ
その他のメールはすべて保管フォルダへ

この2つの手順を守るだけです。

この手順を守るだけで以下のように分類できています。

  • 受信トレイ :まだ読んでいないメール
  • To Doフォルダ :対応が必要なメール
  • 保管フォルダ :その他すべてのメール

こうすればあなたのやることも明確となり、なおかつ分類にかかる時間も必要なくなります。

ポイント②:メールを探す作業はすべて検索機能に任せる

ポイント①で示したフォルダ分けができれば、あとは簡単です。

メールの検索機能を使えばいいんです。

さきほど示した具体例なら「A会社, Bさん, プロジェクトC, 添付資料あり」という条件で検索すれば目的のメールはすぐに見つかります。

以前はメールの検索に時間がかかっていましたが、最近ではほとんど時間がかかりません。
5秒もあればお目当てのメールを見つけることは可能です。

まとめ

最後に今回の記事をまとめたいと思います。

  • フォルダ分けをすれば、メールを探す時間が減るというのは勘違い
  • 理由①:フォルダ分けという行為そのものに時間がかかるから
  • 理由②:メールを探すのに時間がかかるから
  • 対策:検索機能の活用
    • 受信トレイには未処理のメールだけ
    • メールを探すときはすべて検索

最後まで読んでいただきありがとうございます。
みなさんもフォルダ分けをやめて、業務時間を削減しましょう。

以上です。

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