メールはフォルダ分けはしない【最強メール整理術】

こんな悩みを解決します。

本記事ではアウトルックを使ったフォルダ分けをしないメール整理術を紹介します。

実は、メールの整理にフォルダ分けをするのは非効率なメール整理方法なんです。

なぜなら、差出人や案件別にフォルダを振り分けても時間がかかるだけでメールが探しやすくなっているわけではないから。はっきり言って時間のムダ。

フォルダ分けをせずにメールを効率的に見つける方法を身に着けて、メールの処理にかかる時間を減らしていきましょう。

アウトルックを使いこなすためのスキルを無料ブログ講座で解説しています。

メールをフォルダ分けすれば後で探しやすいというのは勘違い

メールをフォルダ分けしたときに時間がかかる理由は大きく２つ。

詳しく説明します。

理由①：フォルダ分け自体に時間がかかる

まず1つ目の理由は、フォルダ分けという行為そのものに時間がかかるからです。

フォルダ分けに使う時間を、一例として試算します。実際の通数や操作時間は、仕事や環境によって異なります。

この仮定では、1件あたり15秒です。1日30通を週5日、年間50週処理する場合は、次の計算になります。

この例では、年間約31時間をフォルダ分けに使う計算です。

フォルダ分け自体はなんの価値も見出していないので、できるだけなくしたい時間ですよね。

理由②：メールを探すのに時間がかかる

2つ目の理由は、フォルダ分けをしてもメールを探すのに時間がかかるからです。

たとえば、A会社の担当者BさんからCというプロジェクトの会議資料がメールを見返したくなったとします。

このメール皆さんならどのフォルダから資料を探しますか？

迷いますよね。

上の具体例において、仮にプロジェクトCというフォルダにメールを保管してしまうと、あとで他のフォルダを探しても決して見つけることはできません。

以下のような作業が発生してしまいます。

これは1つのメールが様々な分類に属していることから発生します。

これは「コウモリ問題」と言われるもので、コウモリという動物が「鳥」なのか「獣」なのかが人によって分かりづらいように、分類作業というものを完璧に行うというのはとても難しいものなんです。

フォルダ分けにも迷ってしまうし、探すときにも見つけられないリスクがある。

そんなムダなことはやめてしまいましょう。

フォルダ分けをしないメール整理術【検索機能を最大限活用しよう】

フォルダ分けをせずにメールを整理する方法はとても簡単です。

案件別の細かなフォルダを増やさず、保管先を1つに寄せて検索できるようにするだけ。

Outlook for Microsoft 365やExchangeなどでは、既定の「アーカイブ」フォルダーを保管先として使えます。アーカイブしたメールは検索できますが、「オンライン アーカイブ」とは別の機能です。詳しくはMicrosoft公式のアーカイブ解説を確認してください。

メールの整理に使う時間を減らし、必要なときにキーワードで探せる状態を作るのが、この整理術の狙いです。

ポイントは３つ。

詳しく解説していきます。

メール整理術①：保管フォルダとToDoフォルダを作成

受信トレイ以外に２つのフォルダだけ作成してください。

家の郵便受けにきた手紙を読んだあとに、また郵便受けに戻す方はいませんよね。

受信トレイは家の郵便受けそのもの。

メールを読んでなにか対応が必要ならTo Doフォルダへ
その他のメールはすべて保管フォルダへ

この2つの手順を守るだけです。

この手順を守るだけで以下のように分類できています。

こうすればあなたのやることも明確となり、なおかつ分類にかかる時間も必要なくなります。

メール整理術②：メール移動のクイック操作を設定する

続いて、保管フォルダやToDoフォルダへのメールの移動をキーボードで操作するための設定を行います。

社会人が１日に受け取るメールをすべてマウス操作で振り分けていたら時間がいくらあっても足りません。

そんなときに便利なのがクイック操作という機能。

このクイック操作に先ほどつくった２つのフォルダ（保管フォルダ、ToDoフォルダ）にメールを移動するショートカットを登録します。

クイック操作は従来のOutlookでは利用できますが、新しいOutlookでは一部機能に違いがあります。画面や設定項目が記事と異なる場合は、Microsoft公式の機能比較で利用中のバージョンを確認してください。

クイック操作の設定方法はこちらの記事で解説しています。
>> 会社員なら使うべきクイック操作3選

メール整理術③：メールを探す作業はすべて検索機能に任せる

ポイント①で示したフォルダ分けができれば、あとは簡単です。

メールの検索機能を使うだけ。

最初に示した具体例なら、下記の条件で検索結果を絞り込めます。

すべてのメールは「保管フォルダ」に保存されているので、検索するのも簡単です。

検索機能を使いこなすために必要なことは３つだけ。

詳しいやりかたはこちらの記事が参考になります。

検索フォルダーはメールを移動・複製せず、条件に合うメールをまとめて表示する機能です。新しいOutlookと従来のOutlookでは設定できる条件が異なるため、Microsoft公式の検索フォルダー解説もあわせて確認してください。

メールを処理する手順

フォルダや検索機能の設定ができたら、日々のメール処理はとてもシンプルなものになります。

以下の手順を行っていくだけ。

こうすることでメールを見落としたといった事態も避けられますし、受信トレイにはまだ読んでいないメールが並んでいるだけになります。

メールが探したいなと思ったときでも、保管フォルダからメールを検索するだけなのでほとんど時間はかかりません。

これこそが最強のメール整理術です。

フォルダ分けをしないほうが効率的にメールが見つけられる

あたりまえですが、メールを整理すること自体はなんの価値も生み出すことはありません。

かといって全く整理されていなければ、必要なメールを探すことに時間がとられてしまい本来の仕事のジャマになってしまいます。

整理する時間を極力減らしても、必要なメールはすぐに見つけられるようにすることが大事。

今回解説したポイントを実践して、メール整理に使う時間を減らし、本来の仕事を進めやすい状態を作りましょう。

本ブログでは、メール整理以外にも仕事で身につけるべきスキルを無料ブログ講座で解説しています。

ぜひこちらも読んでみてください。

以上です。