【会議の進め方】会社で教えてくれない正しい4ステップ

会議の進め方仕事術
会社員
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  • 会議で意見をまとめられない
  • あまり会議で意見が出てこない
  • もっと効率よく会議を進行したい

こんな悩みを解決します。

会議である1人のメンバーだけがずっと話すだけで会議が終わってしまったり、あまり意見が活発に出ずに会議が終わってしまった経験はありませんか?

実はそれも当然で、会議ってかなりの能力が必要とされるんです。

そのくせあんまり「会議の進め方」って誰も教えてくれません。「そのうち慣れるよ」なんて言われて。

今回は、大企業の中で設計・製造など多くの部署を巻き込んで仕事をする立場である私が、会議をうまく進めるために実践している「会議の進め方」について解説していきます。

この記事を読めば

電話が鳴るとビクッとなるほどコミュニケーションが不得意だった私が、様々な部署を動かす会議経験で学んだ会議の進め方がわかります。

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会議の進め方【正しいプロセスを踏もう】

会議のプロセス

まずは、会議の進め方を習得するにあたって会議のプロセスについておさらいしましょう。

といっても会議のプロセスは大きく3つしかありません。

✔ 会議のプロセス
  • 会議の事前準備
  • 議論の進行
  • 議論の振り返り

事前準備はしっかりしたとして、今回は「議論の進行」をうまく行う4つのステップについて解説していきます。

事前準備について詳しく知りたいという方はこちらの記事を参考にしてください。

参考記事【会議の準備】失敗しないための4つのプロセス

会議をうまく進めるための4つのステップ

会議をうまく進めるための4つのステップ

会議を効率的に進めるための4つのステップがこちら。

✔ 会議をうまく進めるための4ステップ
  • Step1 : 参加者に発言してもらう
  • Step2 : 発言の内容を理解する
  • Step3 : 議論の方向を示す
  • Step4 : 結論を出す

それぞれ解説していきます。

ステップ1:参加者に発言してもらう

せっかく会議を開いても1人だけしか発言していないのであれば、会議を開く意味がありません。

まずは参加者に発言してもらわないといけません。

発言してもらうためのポイント
  • 発言しやすいポイントからスタートする
  • 答えてもらうことを絞る
  • 事前に検討してもらう

なにもないところからいきなり「どう思いますか?」と聞いても相手は意見が出しづらいものです。

議題を事前に提示しておくことはもちろんですが、参加した相手の得意分野から聞いていくなど発言しやすい雰囲気づくりを心がけましょう。

例えば、売上げ向上の施策について話しているのであれば、「どんな手があると思いますか?」などとざっくりした聞き方をしてしまうと相手が困ってしまいますよね。

コスト・集客・品質などポイントを絞って関係者に確認していくといった気遣いが大事です。

ステップ2:発言の内容を理解する

次は、参加者の発言の内容を理解しましょう。

あたりまえでしょ?と思った方もいると思いますが、ここでの理解とは「参加者全員」が発言の内容を理解すること。

発言を理解するためのポイント
  • 発言の内容を自分として解釈する
  • 相手に理解を確認する
  • 参加者が理解できるように説明する

発言の内容を自分の中で解釈したあとに、参加者全員が理解できるように相手に確認をしましょう。

その際、意見を全員から見える形にして共有するといいです。

意見は参加者から見える形に
  • ホワイトボードに意見を書き留める
  • フロー図を書いて理解を確認する
  • スクリーンにうつしたPC画面に意見を表としてまとめる

見える形にしておくことで理解のズレも指摘してもらいやすいですし、議論が後戻りしてしまうことを防ぐことができます。

ステップ3:議論の方向を決める

つづいて、議論の方向を判断しましょう。

ここで必要なのが「今議論する必要があるのか?」という視点を持つこと。

相手の発言に対する対応
  • 議論すべき:議論のポイントを再確認し、続行
  • 議論すべきでない:後回し

例えば、製品品質を上げる際にかかるコストの話をしているのに、どうやって製造工程で品質保証をしていくのか?といった議論に進んでしまってはせっかくの今までの議論が無駄になってしまいます。

会議に参加しているメンバーが常に議論のポイントを意識できているとは限りません

私の経験上では、よく発言をするメンバーでも自分の意見を整理できていないケースがほとんど

会議を主催する身として、しっかりと議論の方向を判断していくことが大事です。

ステップ4:結論を出す

さて、そろそろ会議も終わりの時間です。

結論を出していきましょう

結論を出すときには2つのポイントを意識してください。

結論を出すために意識すること
  • 決まっていることと決まっていないことを明確にする
  • 「誰が」「いつまでに」「何を」するのかを明確にすること

ここまで議論のポイントを整理し、参加者に共有しながら進めていけば自ずと次回までの課題が見えてきているはずです。

製品の品質向上を目的としているのであれば、次回までの関係者の宿題事項を決めましょう。

  • 設計的なレベルアップの検討
  • 製造工程に問題がないか
  • さらに収集が必要な情報はないか

PCの画面をスクリーンに映しながら進めている場合であれば、メールに簡単に次回以降の宿題事項を書いて参加者に送ってしまってください。

これで議事録を作成する手間も省けますし、記憶が新鮮なので間違いも起こりづらいです。

【まとめ】会議をうまく進めるためには相手の意見を理解すること

会議をうまく進めるためには相手の意見を理解すること

会議をうまく進める方法を文字で書くと簡単ですが、実際にはそんなに簡単なものではありません。

ただし、しっかりとステップを意識して進めることと知らずに進めるのでは大きな差が生まれます

参加者が持っている意見をしっかりと引き出し、議論をうまく方向づけることで会議の効率は確実に向上していきますよ。

✔ 会議をうまく進めるための4ステップ
  • Step1 : 参加者に発言してもらう
  • Step2 : 発言の内容を理解する
  • Step3 : 議論の方向を示す
  • Step4 : 結論を出す

今回解説した会議の進め方を意識しながら、決められない会議を少しでも減らす努力をしていきましょう。

会議の準備の準備について詳しく知りたいという方は以下の記事を参考にしてください。
参考記事【会議の準備】失敗しないための4つのプロセス

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