【会議の準備】失敗しないための4つのプロセス

会議で失敗しないための事前準備仕事術
会社員
会社員
  • 会議って何を準備すればいいの?
  • 会議の進行がなかなかうまくできない
  • 結論がでないまま会議が終わってしまった
  • 参加者の発言がうまくまとめられない

こんな悩みを解決します。

会社員になると避けては通れないのが会議ですが、なかなかうまく進行することって難しいですよね。

自分としてはただみんなで協力して製品の問題点を改善したいだけなのに、製造・営業/サービス間で意見が対立してしまって議論が全くまとまらなかったなんて経験をしたことがある人も多いかもしれません。

私も様々な会議に参加してきましたが、これはほぼ会議に望む際の「事前準備」が不足していたのが原因でした。

今回は、大企業の中で設計・製造など多くの部署を巻き込んで仕事をする立場である私が、会議をうまく進めるために実践している「事前準備」について解説していきます。

この記事を読めば

電話が鳴るとビクッとなるほどコミュニケーションが不得意だった私が、様々な部署を動かす会議経験で学んだ会議の事前準備がわかります。

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会議のプロセス

会議のプロセス

まずは、会議の進め方を習得するにあたって会議のプロセスについておさらいしましょう。

といっても会議のプロセスは大きく3つしかありません。

✔ 会議のプロセス
  • 会議の事前準備
  • 議論の進行
  • 議論の振り返り

冒頭部分でも書きましたが、会議がうまくいくかどうかはほぼ事前準備の段階で決まってます

今回は、3つのプロセスの中の「事前準備」について詳しく解説していきます。

会議で失敗しないための事前準備

会議で失敗しないための事前準備

事前準備が大事な理由は「人は同時に多くのことを考えられないから」です。

あなたが進行に困る会議というのは、部署や会社が違うなどあなたと異なった背景・問題意識を持った人が参加する会議ではありませんか?

だからこそ議論が思いもよらぬ方向に向かっていき、最終的なまとめ方がわからなくなるんです。

事前に相手の立場を理解・意見を予想しておくことで、会議の場で考えることを減らせます。

事前準備をしっかりすることで、会議の進行はずっと簡単になるはずですよ。

事前準備のプロセス

会議の事前準備のプロセスは以下に示す4ステップです。

✔ 会議を効率的に進めるための事前準備
  • 会議の目的を考える
  • 会議のゴールを明確にする
  • 参加者の状態の把握
  • 議論のポイントのリストアップ

それぞれ解説していきます。

会議の目的を考える

目的がずれていればどんなに議論しても、何も達成することはできません。

まずは、会議の目的をしっかりと押さえておきましょう。

会議の目的は大きく3種類です。

✔ 会議の目的
  • 意思決定:なにかを決定する
  • 議論:アイデアや意見を出し合う
  • 情報共有:コミュニケーションをとる

自分の行いたい会議がどれにあたるのかをきちんと意識して会議に臨むようにしましょう。

例えば、問題に対する対策を決めたいという場合に目的をしっかり意識していないと会議の成果を出すことができません

目的を意識しないとこんな会議に
  • 決定できる権限を持つ上位が参加しておらず、会議後に結果がひっくり返る
  • 問題点の説明ばかりに時間がとられて、対策を話し合う時間がほとんどない

目的を達成できないと、その会議は無意味なものとなってしまいます。

議論のゴールを明確にする

まずは、議論のゴールを明確にしましょう。

ゴールが不明確のままなんとなく議論を進めてしまうと、「何について」「何を」「どこまで」議論すればよいかわかりません。

結果として会議の参加メンバーが「これはなんの会議?」といった疑問を抱えながら会議時間を過ごすことになってしまいます。

大事なのはゴールを可能な限り具体的に思い描くこと。

ゴールの具体的に思い描く
  • NG:製品Xの改善点を検討すること
  • OK:不具合率が◯%となっている製品Xの問題となる製造プロセスの候補を洗い出し、工程調査での調査項目を決定する。

ざっくりしたゴールを設定すると、ふわっとした手段しか思いつきません。

数値を使って具体的にゴールを思い描くことで、議論の発散を防ぐことができます

会議の参加者の状態を把握する

続いて、会議の参加者の状態を把握することで議論のスタートを決めましょう。

参加者の状態の把握
  • 何をどのくらい知っている?
  • どういう意見を持っている?
  • 参加者同士の関係は?

子供と大人に説明する際に言葉を変えるように、参加者の状態によって説明や議論の仕方は変えるべき。

参加者全員に当事者意識を持ってもらうためにも参加者の状態はしっかり把握しておきましょう。

議論のポイントのリストアップ

議論のポイントのリストアップといってもそんなに難しくはありません。

要は「あの人だったらこういうこと言いそう」ということを上げていけばOK。

具体例
  • 営業の人は、コストに関する意見を出してきそう
  • 製造の人は、品質を確保するための方法があるかどうかを気にしそう

最初のうちは洗い出すのが難しいと感じるかもしれませんが、大事なのは相手の立場に立って考えること。

議論のポイントが明確になっていると以下のようなメリットがあります。

ポイントを明確にするメリット
  • 参加者が考えやすく、発言が増える
  • 意見が対立した際に、対立しているポイントがよく分かる

参加者がどんな発言をしそうかをイメージしながら会議前に整理していくことで、会議がうまくいく確率は確実に上がります。

会議のアジェンダとして参加者に会議前に共有しておけば、スムーズに会議運営できることでしょう。

参考記事 効果的な会議のアジェンダの書き方

会議は準備が命といっても過言ではない

会議は準備が命といっても過言ではない

会議がうまくいかなかったと感じる場合、原因はほぼ事前の準備が足りなかったことがほとんどです。

逆に、しっかりと準備さえすれば会議の失敗は多くの場合で防げます

今回説明した事前準備をしっかりと行うことで、テンポよく次の打ち手を決めて仕事ができる人を目指していきましょう。

✔ 会議を効率的に進めるための事前準備
  • 会議の目的を考える
  • 会議のゴールを明確にする
  • 参加者の状態の把握
  • 議論のポイントのリストアップ

社会人向けオンライン学習サービスを使えば、会議運営などのファシリテーションスキルだけでなく社内を動かす力やプログラミングなどを学ぶことができます。

興味がある方はそちらも活用されてみるといいですよ。

私が実際に使っているサービスも紹介しているので、一度覗いてみてください。

参考記事社会人向けオンライン学習サービス【効率アップの裏技も紹介】

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