業務効率化や生産性向上を実現する手段として「RPA（Robotic Process Automation）」が企業から注目を集めています。実際に民間企業や自治体での導入もどんどんと進んでいます。
私はIT企業ではないメーカーに勤務しており、実際にRPAを用いて業務効率化を図ってきました。
その経験からRPAの概要と導入メリットとデメリットについて詳しく解説していきます。
RPAとは？
Robotic Process Automationの略で、簡単に言えば「パソコンの中にいるロボット」です。
これまで私たち人間が行ってきたキーボードやマウスでの作業を、パソコンの中にいるロボットに記憶させ、それを自動でやってしまおうというものです。
みなさん人がいないのにピアノの鍵盤が動いて演奏しているのを見たことはありませんか？
あれをイメージしていただけるとわかりやすいかと思います。
あらかじめ鍵盤の動きを登録しておけば、何度でも人の手を借りずに演奏ができる。
これをパソコンでの業務に適用したものだと思ってください。
業務プロセスやPC操作方法、判断基準などを細かく設定しておくことによって、業務遂行に必要となるウェブブラウザ、専門的な作業を行うための社内システムなどの異なる複数の環境を自在に行き来しながら複雑な作業を行わせることができます。
RPAの導入による3つのメリット
まずは、RPAを導入することによって得られるメリットについて簡単に説明します。
メリット①：人件費の削減ができる
ロボットが今まで人が行っていた作業を代わりに行ってくれるので、人の手が不要となります。
RPAがデータ入力・集計などの単純作業を行うことで、これまで人が対応していた分の工数を大幅に減らすことができ、本来の業務に専念できます。結果、残業時間や配置している人員のカットが実現し、人件費の削減にもつながります。
メリット②：作業効率が向上
ロボットですので、24時間動かしても文句を言いません。
しかも人の手作業よりも早く、正確です。
24時間稼働することができるRPAは、速度においても件数においても人の手を大きく上回り作業効率がアップします。また、その正確性から、これまで避けられなかった単純ミスもなくなり、ミスによって起こるその後の対応も不要となります。
メリット③：既存のシステム改修が不要
RPAでは人が行う作業をそのまま記憶することができるため、導入にあたって今使用しているシステムを改修する必要がありません。
たとえば、社内システムを使ってデータを自動で集計したい場合、社内システムの仕様を変更・改修せずに、集計作動の自動化を行うことができます。
人が行っている作業をロボットに覚えさせ、それを実行するだけなので、システム変更を行わずに効率化を図ることができるのはRPA導入の大きなメリットの1つです。
RPA導入によるデメリット
デメリット①：システム障害・更新による業務停止
サーバーや社内システムが障害によって止まってしまうとRPAも停止してしまいます。
決まった動作を覚えて実行していますので、社内システムの老朽化更新をした場合などには、RPAによる業務を行うことができず、ロボットのメンテナンスが必要です。
その中でも私が最も大きなデメリットであり、見落としがちであると考えているものがあります。
Windows OSやOffice製品のアップデート
Office製品のアップデートをした場合、人でも最初は使い方に戸惑ってしまいますよね。
ロボットも戸惑うんです。というか作り方次第で止まってしまいます。
ExcelやAccessといったMicrosoft Office製品を自動で動かすロボットを多く作成した場合、それらのアップデートのたびにチェック・修正が必要となる点はデメリットの1つです。
デメリット②：業務がブラックボックスになる
RPAは指示をしなくても自動で業務を行っていきます。
そのため、その業務を以前まで行っていた担当者がいる間は問題ありませんが、担当者が部署異動などでいなくなってしまった場合、業務の内容が分からなくなってしまう可能性があるというデメリットがあります。
普段は問題ないかと思いますが、問題が発生してどうしても人の手で作業をしないといけないとなった場合に業務の内容がブラックボックス化していると対応に時間がかかってしまう。
こちらもデメリットの1つです。
デメリット③：間違った動作でも続ける
ロボットは人の出した指示を忠実に守ります。
しかも人よりも速いスピードで。
もし人の指示が間違っていた場合でも、忠実に間違った指示に従った作業を行ってしまいます。
わざと間違った指示をすることはないかと思いますが、ロボット設計の際にすべての作業を想定できないということは大いに考えられます。
どのようにチェックするのかを考えたり、設計の際の作り込みが重要なポイントです。
まとめ
今回はRPAの概要とメリット・デメリットについて解説しました。
RPAは業務効率化を図る強力なツールですが、デメリットもあります。
それらを理解していただいた上で、導入することを強くおすすめします。
最後におさらいです。
- RPAとは自動で動くキーボードとマウス
- RPAを導入メリット
- 人件費の削減
- 作業効率が向上
- 既存のシステム改修が不良
- RPAを導入するデメリット
以上です。
無料で使えるRPAツールであるUiPathを使ってみたいという方は、
こちらの記事を御覧ください。
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