ムダな資料を作成しないための行動

では、今回はムダな資料を作成しないために必要なポイントを紹介しましょう。

会社員としてデスクワークをしている人だと資料作成の機会も多いはず。
でも「この資料って本当に必要なのかな？」と思って作っている資料もあるのではないでしょうか？

今回はそんなムダな資料を作らないようにするためにはどうすればよいか？について解説します。

ムダな資料って何？

そもそもムダな資料とはどんなものでしょうか？
ムダな資料とは簡単に言えば「次の一手を打つことができない資料」のことです。

例えば以下のような資料です。

これらはそれぞれ、次の一手を考えることができません。
資料とは、相手に何かを伝え、相手を動かすために作成します。

• 営業職であれば、商品をアピールポイントがまとめてある資料
• 技術職であれば、新しい技術を導入するメリット

こういったものが必要だと思いますが、それらの目的は、「商品を売るため」であったり、「よりいい製品・サービスを開発する」ためです。

アピールポイントが100個も200個も書いてあれば、相手は読んでもくれないですし、会社で働いている男性サラリーマンに対して、女性がその商品をつかうメリットを並べてあってもなんの効果も発揮できません。

その資料を見た相手が、「次の一手を打つことができる」ことが必要な資料の条件です。

逆に、相手の役に立っておらず、次の一手を考えることができない資料がムダな資料であるといえます。

必要な資料だけを作るための４つのポイント

ムダな資料をなくすための方法を紹介する前に一番やってはいけないことを伝えておきます。

これだけは最もやっては行けない行動です。
まずは、資料作成をする前に深呼吸をしましょう。
そして、以下で示す方法をとってください。

ムダな資料をなくすための方法は簡単です。

まず、資料を作成する前に、以下で示す４つの質問を投げかけてください。
これにすべて「YES」と答えられるようであれば、その資料は作る価値があります。

質問①：新たに作る必要があるか？

「その資料は新たに作る必要はありますか？」

他の部署が作成した資料やインターネットで集めた情報で代用することができるのであれば、その資料は作る必要はありません。

もし不足した部分があるのであれば、相手に説明するときに口頭で補足すればいいんです。

質問②：資料がないと検討できないか？

「資料がないと検討できないか？」

新しい製品やサービスの検討をするのであれば、製品のサンプルやサービスのドラフト版を見せた方がてっとり早いです。
わざわざ新たに資料を作ってまで、あなたの時間を使う必要はありません。

実際に見せてみれば、メリット・デメリットの洗い出しも具体的になってきます。

質問③：キレイである必要はあるか？

「キレイである必要はあるか？」

データやグラフをキレイに並べたり、装飾を施す意味はありますか？
上司に伝えるだけでいいのなら、手書きの資料で充分であるということも多くあります。

実際にお客様に見せる必要がある場合などは、キレイに作る必要がありますが、社内の会議だけで使う資料が本当にキレイである必要があるかは一度考え直したほうが良いかもしれません。

上司に報告するだけでいいのなら、手書きでササッと報告してしまうほうが、スピード感があってむしろ好印象となる可能性もあります。

私は手書きで上司に報告することがとても多いです。
メリット・デメリットをまとめただけの表や今後の進め方を箇条書きで示すといったことをよくやっていますが、一度も指摘を受けたことはありません。

質問④：この資料は使われているか？

「この資料は使われているか？」

毎週の定例会議で使われているような資料を作っている方も多いのではないでしょうか？
そういった方は、自身が作成した資料が後々見られることがあるのか？といった点もムダな資料をなくすためのポイントです。

他の部署に展開するのはいいですが、送ったというだけで自己満足していては、なんの意味もありません。
送られたメンバーが何もアクションを起こしていないのならば、その資料を作成する時間を別のことに使った方が効果的かもしれません。

昔からの慣習で続けている資料作成は、案外簡単にやめることができますよ。

まとめ

今回は、ムダな資料を作らないためのポイントについて解説しました。

会社員として長く生活していると、自分の作っている資料が本当に必要なものなのかが分からなくなってきてしまう場合があります。
そういう方は一度立ち止まって、作成している資料が本当に必要なものなのか考えていただきたいと思います。

最後におさらいです。

• ムダな資料とは、「相手が次の一手を打つことができない」資料
• 必要な書類だけを作るためには、４つの質問を投げかける
  • 新たに作る必要があるか？
  • 資料がないと検討できないか？
  • キレイである必要はあるか？
  • この資料は使われているか？

みなさんもムダな資料作成をなくして、有意義な時間の使い方をしていきましょう！

以上です。