サラリーマンなら知るべき業務効率化のための7つの視点

業務効率化の7つの視点仕事術

働き方改革が叫ばれて出して久しい中、上司にこんなことを言われる方も多いと思います。

上司
上司

業務の効率化してくれない?

ただ、そんなことを急に言われてもどうやったらいいの?
となってしまう方も多いのではないでしょうか?

今回はそんなみなさんに向けて業務効率化のための7つの視点を紹介したいと思います。

あなたの業務に7つの質問を投げかけるだけで、あなたの仕事をどう効率化すればよいかというヒントになりますよ。

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業務を効率化するための3つの方法

業務を効率化とは何でしょうか?
私は極論を言えば、ラクをすることだと考えています。

ラクをして同じ結果を得ること
これが効率化です。

これを実現するためにはどうすればいいでしょうか?
大まかに3つの方法があります。
こちらは業務効率化を進める上で、有名な方法なのでご存知の方も多いと思います。

業務効率化の3つの方法
  1. やめる = 今行っている業務をやめてしまう
  2. 減らす = かけている時間・回数などを減らす
  3. 変える = 方法やアウトプットを変える

それぞれ簡単に説明していきます。

方法①:やめる

1つ目は、目的に沿っていない業務を思い切ってやめてしまうことです。
これはイメージがしやすいと思います。

会社勤めをしているサラリーマンの方であれば、前任者からの業務を引き継いでやっているという人も多いと思います。

なかし
なかし

本当にその業務の目的分かってますか?

よく目的も分かってないけど、なんとなく惰性で続けてしまっている仕事はありませんか?
目的に沿っていない業務には価値がありません。
なので、やめても問題ありません。

そのような仕事をやられている方がおられたら、思い切ってやめてしまいましょう。

方法②:減らす

2つ目は、回数や頻度を減らしてしまうことです。

定例で行われている会議や資料作成ってありませんか?

なかし
なかし

それって本当にそんなに必要ですか?

業務の難易度は同じでも、回数を減らすことができれば、その分の時間が浮いて効率化できたということができます。

方法③:変える

3つ目は、アウトプットや手法を変えることです。

関係者から問い合わせがいつもくる資料ってありませんか?

なかし
なかし

あなたのアウトプットは正しいですか?

目的や頻度が正しくても、質が低ければ、あなたの時間を奪うことにもなります。

質を上げるためにも今の業務を変えるということが必要となります。

上司
上司

で、結局どうすりゃいいの!

なかし
なかし

それを今から説明するんですよ

効率化に必要な7つの視点

では、どんな視点・考え方で上で紹介した3つの方法を実現すればいいのかを解説していきます。

方法は簡単です。
今から説明する7つの質問を自分の業務に投げかけてみてください。

効率化を促す7つの質問
  • その仕事なんのためにやってるの?
  • その仕事はどんな風に使われているの?
  • 他にも同じようなことやってないの?
  • 回数多くないの?
  • 情報多すぎないの?
  • そのアウトプットでいいの?
  • その手順でいいの?
なかし
なかし

それぞれ解説していきます。

視点①:その仕事なんのためにやってるの?

「その仕事なんにためにやってるの?」
これが最初の質問です。

具体例にも上げましたが、サラリーマンなら以下のような業務はありませんか?

  • 以前から慣習となっている定例会議
  • 前任の担当者から引き継いだ資料作成

こういった業務は、悪くいえばすでに時代遅れになっているかもしれません。

周囲の環境というものは絶えず移り変わっていきます。

もともとは情報共有のために行っていた定例会議ですが、すでに関係者がその情報を手に入れる方法を持っているかもしれません。

まずは、今行っている業務の目的を考えてみましょう。

視点②:その仕事はどんな風に使われているの?

「その仕事はどんな風に使われているの?」
これが2つめの質問です。

作った資料をなんとなく保管しているけど、その資料って誰かが後で見返しますか?
念の為に作っているといった資料はありませんか?

そういった業務は、その資料が誰かの役に立っているかという視点で見返してみることが必要です。

誰の役にも立っていないのなら、そんな業務は思い切ってやめてしまいましょう!

視点③:他にも同じようなことやってない?

「他にも同じようなことやってない?」
これが3つめの質問です。

誰かから得た情報をそのまま転記するような資料や隣のメンバーが似たような業務を行っているといったこともありがちだと思います。

右から左へ受け渡す仕事や周りも同じようなことをやるような業務はあなたが大切な時間を咲いてまで行うようなことではありません。

周囲に頼むなどして自分からは手放してしまうことが得策です。

視点④:回数多くない?

4つ目は「回数多くない?」です。

業務は基本的に同じようなことを繰り返すという人もおられると思います。

上で説明した3つの質問でも「やめることができない」となった場合には、その頻度・回数が本当に適切かという目線で業務を見直しましょう。

視点⑤:情報が多すぎない?

5つ目の質問は「情報が多すぎない?」です。

補足ばかりの資料って見たことありませんか?
相手のためを思って補足しているのかも知れませんが、相手は必要としていないかもしれません。

相手に必要のない情報を集めるのはムダでしかありません。
適切な量というものも重要となってきます。

視点⑥:そのアウトプットでいいの?

「そのアウトプットでいいの?」
これが6つ目の質問です。

仕事のアウトプットというものは多すぎても少なすぎてもいけません。
多すぎれば時間がもったいないですし、少なすぎればアウトプットとすら呼ぶことができないかもしれません。

関係者と情報を共有するための会議をもし行っている人がいるならすぐに見直しが必要です。
会議のアウトプットが情報共有というのは、関係者の予定を合わせる、資料を作るといった時間に比べてアウトプットが少なすぎます。

その業務にどこまでのアウトプットが必要かという点も効率化には欠かせない視点の1つです。

視点⑦:その手順でいいの?

最後は「その手順でいいの?」です。

旅行へ行くときにかばんに荷物をしっかり詰めてから、飛行機のチケットを取る人はいないと思います。
飛行機に乗れなくなって旅行にいけなくなってしまえば、元も子もありませんから。

でも、仕事ではやってしまいがちです。
どんな業務を進めるにあたってもその手順・順番というのが大事です。

今の手順がほんとに仕事をラクにする方法なのかをしっかりと考えることがこの視点も目的です。

まとめ

今回は業務効率化を行うための7つの視点をご紹介しました。

みなさんも7つの質問を自分の業務に投げかけてみてください。
きっと効率的に進めるためのアイデアが浮かぶはずです。

  • その仕事なんのためにやってるの?
  • その仕事どう使われているの?
  • 他にも同じようなことやってない?
  • 回数多くない?
  • 情報多すぎない?
  • そのアウトプットでいいの?
  • その手順でいいの?

以上です。

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