スケジュール管理ができない人がおさえるべきコツ

スケジュール管理ができない人がおさえるべきコツ仕事術
こんな人に向けて記事を書いています
  • 残業を減らして早く帰りたい
  • 期限内にやることを終わらせたい
  • 最小の時間で最大の成果を出せるようにしたい
  • 上手くスケジュール管理ができるようになりたい

こんな悩みを解決します。

新入くん
新入くん

一生懸命働いているつもりなのに
仕事がいつも終わりません。

なかし
なかし

それはスケジュールができないからかもしれません。
今回はスケジュール管理のコツについて説明します。

あなたはスケジュール管理を上手くできていますか?

もしできていなければ、残業が増え続けるだけでなく、あなたの社内の評価もどんどんと下がってしまうかもしれませんよ。

本記事のコツを実践するだけで、あなたは自分の時間を手に入れることができます

記事の内容
  • なぜスケジュール管理が必要なのか
  • 失敗するスケジュール管理とは
  • できる人のスケジュール管理のコツ
  • まとめ
この記事を読むと・・・

スケジュール管理のコツが分かります。

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なぜスケジュール管理が必要なのか?

なぜスケジュール管理が必要なのか?

まずは、なぜスケジュール管理が必要なのかについて説明します。
理由は大きく2つあります。

  • 時間の使い方で成果が決まる
  • 管理しないと他人に時間を奪われる

それぞれ、説明していきます。

時間の使い方で成果が決める

あなたの1日も、ビル・ゲイツの1日も24時間です。
これは誰も変えることのない事実。
両者で違うのは時間の使い方です。

時間の使い方で成果が決まるということは、時間を上手く使えれば、成果が出るということ。

スケジュール管理をうまくすることで、あなたの成果もどんどんと上がっていきます。

管理しないと他人に時間を奪われる

スケジュールを管理しないとあなたの時間はどんどんと他人に奪われていきます

  • 突然の電話による緊急対応
  • 他部署からの突然の会議設定
  • 上司からの思いつきの改善

しっかりとスケジュールを管理していないと、これらにどんどんと時間を奪われてしまいます。
相手には悪気はないでしょうし、あなたが頼られているのは喜ばしいことです。

ただし、対応に時間を取られすぎてしまうとあなたの本来の業務がおろそかになってしまいます。

正しくスケジュールを管理することで、あなたの時間=あなたの人生を守る必要があります

失敗するスケジュール管理

失敗するスケジュール管理

優先順位がない

どんな仕事にも全力でぶつかるあなたの姿勢、素晴らしいです。
優先順位をつけるともっと素晴らしいものになるかもしれません。

優先順位をつけないとあなたの時間はいくらあっても足りません

色々な業務に振り回されている人があなたの職場にもいませんか?

タスクの時間を見積もっていない

To Doリストだけを使ってやることを管理してしまうことも問題です。

いざ、その作業に取り掛かってみると思ったよりも時間がかかってしまうという事態に陥ってしまいます。

なにか作業をするためには時間が必要です。
時間を見積もっていないとあなたの残業時間はどんどん増えてしまいます。

予定だけを管理している

会議の予定だけを入れているという管理方法も問題です。

予定だけを入れてしまうとその予定のために準備をする時間がわかりません。
準備が不十分な状態で会議を迎えるとった事態を生み出してしまいます。

余裕を持っていない

余裕のない予定表も問題ありです。
ただし、仕事にはトラブルがつきもの。

予想外のことがあるという予定を立てておかないとドミノ倒しで予定がくずれてしまいます。

できる人のスケジュール管理のコツと手順

できる人のスケジュール管理のコツと手順

できる人はどのようにスケジュールを管理しているのでしょうか。
スケジュール管理のコツと手順ついて説明していきます。

スケジュール管理は6つの手順を行うだけです。

  • やることをすべて洗い出す
  • 優先順位をつける
  • やらないことを決める
  • 時間を見積もる
  • やること(タスク)をスケジュールに入れる

それぞれ詳しく説明していきます。

やることをすべて洗い出す

やることをすべて紙に書き出してみましょう

最初にいきなりスケジュールを考えてはいけません。
自分が今すべきことは何なのか洗い出していきましょう。

具体例は以下です。

  • 〇〇さんに電話
  • △△さんへのメールの返信
  • 部長の予定の確保
  • 来週のプレゼンの資料作成

優先順位をつける

次に洗い出したやることに優先順位をつけましょう。

かといって、リストにあるすべてのタスクに優先順位をつける必要はありません
縦軸に緊急度、横軸に重要度を書いた紙にあなたのやることを振り分けていってください。

やらないことを決める

振り分けが終わったら、その中に重要度も緊急度も低い仕事があるのではないでしょうか?

その仕事はする必要がありません。
リストから削除してしまってください。

あなたの時間は有限です。
重要でも緊急でもない仕事にあなたの時間を奪われてはいけません

時間を見積もる

次は時間の見積もりです。
それぞれの作業にどの程度の時間がかかるかを見積もりましょう

ここでのポイントは1時間単位ではなく、15分単位で見積もることです。

気をつけるポイント
  • 1時間単位ではなく、15分単位で時間を見積もること
  • 余裕を持った時間を見積もること

人は見積もった時間に合わせて行動してしまいます
会議で1時間の予定をおさえていたら、それより早く終わることはあまりないのでは?

15分単位で時間を見積もることで、効率的ななスケジュールを組むことが可能となります。

また、やったことのある仕事なら見積もれるかもしれませんが、経験のない業務には自身の見積もりより間違いなく時間がかかります。

1.5〜2倍の時間を見積もるようにすると効果的です。

自分のタスクをスケジュールに入れる

最後に見積もった時間に合わせてあなたのスケジュールにタスクを埋め込んでいきましょう

パズルを埋め込んでいく感覚に楽しさを覚える人もいます。
ちなみに私は、この作業がとても楽しいです。

気をつけるポイント
  • 優先度の高いタスクから順にスケジュールを埋めていくこと

優先度の高いものから順にスケジュールを埋めていくことで、効果的な予定を立てることが出来ます。
これであなたのスケジュールは完成です。

あとは作業を進めるだけで、どんどんとあなたの仕事は進んでいきます

まとめ

まとめ

いかがでしたでしょうか?

スケジュール管理は、あらゆる仕事に役に立つスキルです。
予定を立てても思い通りにいかないのが人生ですが、なんの指針もなければ、向かう方向も分からなくなってしまいます。

スケジュール管理が苦手な人は、ぜひ今回紹介したコツを実践してみましょう。

最後におさらいです。

  • できる人のスケジュール管理のコツと手順
    • やること(タスク)をすべて洗い出す
    • 優先順位をつける
    • やらないことを決める
    • 時間を見積もる
    • やることをスケジュールに入れる

以上です。

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