スケジュール管理ができない人がおさえるべきコツ

スケジュール管理ができない人がおさえるべきコツ
会社員

スケジュールが管理がうまくできなくて、仕事がいつまでも終わりません。

こんな悩みを解決します。

本記事の内容
  • スケジュール管理が必要な理由
  • 失敗するスケジュール管理とは?
  • できる人のスケジュール管理のコツ

あなたはスケジュール管理を上手くできていますか?

もしできていなければ、残業が増え続けるだけでなく、あなたの社内の評価もどんどんと下がってしまうかもしれませんよ。

スケジュール管理のコツを少し身につけるだけで、あなたは自分の時間を手に入れることができます

この記事を読むと…

スケジュール管理のコツがわかります。

目次

なぜスケジュール管理が必要なのか?

なぜスケジュール管理が必要なのか?

まずは、なぜスケジュール管理が必要なのかについて説明します。
理由は大きく2つあります。

スケジュール管理が必要な理由
  • 成果は時間の使い方で決まる
  • スケジュールが自分で管理できないと他人に時間を奪われる

それぞれ、説明していきます。

時間の使い方で成果が決める

あなたの1日も、ビル・ゲイツの1日も24時間です。

これは誰も変えることのない事実。
両者で違うのは時間の使い方です。

時間の使い方で成果が決まるということは、時間を上手く使えれば成果が出るということ。

スケジュール管理をうまくすることで、あなたの成果もどんどんと上がっていきます。

管理しないと他人に時間を奪われる

スケジュールを管理しないとあなたの時間はどんどんと他人に奪われていきます

あなたの時間を奪うもの
  • 突然の電話による緊急対応
  • 他部署からの急な会議設定
  • 上司からの思いつきの改善

しっかりとスケジュールを管理していないと、これらにどんどんと時間を奪われてしまいます。
相手には悪気はないでしょうし、あなたが頼られているのは喜ばしいことです。

ただし、対応に時間を取られすぎてしまうとあなたの本来の業務がおろそかになってしまいます。

正しくスケジュールを管理することで、あなたの時間=あなたの人生を守る必要があります

失敗するスケジュール管理

失敗するスケジュール管理

失敗するスケジュール管理を見ていきましょう。

失敗するスケジュール管理
  • 優先順位がない
  • タスクの時間を見積もっていない
  • 予定だけを管理している
  • 余裕を持っていない

それぞれ解説します。

優先順位がない

優先順位をつけないとあなたの時間はいくらあっても足りません

どんな仕事にも全力でぶつかるあなたの姿勢、素晴らしいです。
優先順位をつけるともっと素晴らしいものになるかもしれません。

色々な業務に振り回されている人があなたの職場にもいませんか?

タスクの時間を見積もっていない

To Doリストだけで管理してしまうことも問題です。

いざ、その作業に取り掛かってみると思ったよりも時間がかかってしまうという事態に陥ってしまいます。

なにか作業をするためには時間が必要です。
時間を見積もっていないとあなたの残業時間はどんどん増えてしまいます。

予定だけを管理している

会議の予定だけを入れているという管理方法も問題です。

予定だけを入れてしまうとその予定のために準備をする時間がわかりません。

しっかり準備の時間も考慮したスケジュールをたてないと、本番直前でドタバタすることになってしまいます。

余裕を持っていない

予想外のことがあるという予定を立てておかないとドミノ倒しで予定がくずれてしまいます。

余裕のない予定表も問題ありです。
ただし、仕事にはトラブルがつきもの。

予定外のことが起きるという想定で動くのが肝心です。

できる人のスケジュール管理のコツと手順

できる人のスケジュール管理のコツと手順

スケジュール管理は5つの手順を行うだけです。

スケジュール管理の手順
  1. やることをすべて洗い出す
  2. 優先順位をつける
  3. やらないことを決める
  4. 時間を見積もる
  5. やることをスケジュールに入れる

それぞれ詳しく説明していきます。

やることをすべて洗い出す

やることをすべて紙に書き出してみましょう

最初にいきなりスケジュールを考えてはいけません。
自分が今すべきことは何なのか洗い出していきましょう。

具体例は以下です。

やることの洗い出し
  • 〇〇さんに電話
  • △△さんへのメールの返信
  • 部長の予定の確保
  • 来週の会議のプレゼン資料作成

優先順位をつける

洗い出したやることに優先順位をつけましょう。

かといって、リストにあるすべてのタスクに優先順位をつける必要はありません
縦軸に緊急度、横軸に重要度を書いた紙にあなたのやることを振り分けていってください。

やらないことを決める

やる必要のないことにあなたの時間を使ってはいけません。

振り分けが終わったら、その中に重要度も緊急度も低い仕事があるのではないでしょうか?

その仕事はする必要がありません。
リストから削除してしまってください。

あなたの時間は有限です。
重要でも緊急でもない仕事にあなたの時間を奪われてはいけません

時間を見積もる

洗い出した業務にかかる時間を見積もりましょう。

ここでのポイントは1時間単位ではなく、15分単位で見積もることです。

時間の見積もりで気をつけるポイント
  • 15分単位で時間を見積もること
  • 余裕をもった時間を見積もること

内会議で1時間の予定をおさえていたら、それより早く終わることはあまりないのでは?

15分単位で時間を見積もることで、効率的ななスケジュールを組むことが可能となります。

また、やったことのある仕事なら見積もれるかもしれませんが、経験のない業務には自身の見積もりより間違いなく時間がかかります。

1.5〜2倍の時間を見積もるようにすると効果的です。

自分のタスクをスケジュールに入れる

最後に見積もった時間に合わせてあなたのスケジュールにタスクを埋め込んでいきましょう

パズルを埋め込んでいく感覚に楽しさを覚える人もいます。
ちなみに私は、この作業がとても楽しいです。

優先度の高いものから順にスケジュールを埋めていくことで、効果的な予定を立てることが出来ます。
これであなたのスケジュールは完成です。

あとは作業を進めるだけで、どんどんとあなたの仕事は進んでいきます

まとめ

まとめ

いかがでしたでしょうか?

スケジュール管理は、あらゆる仕事に役に立つスキルです。
予定を立てても思い通りにいかないのが人生ですが、なんの指針もなければ、向かう方向も分からなくなってしまいます。

スケジュール管理の手順
  1. やることをすべて洗い出す
  2. 優先順位をつける
  3. やらないことを決める
  4. 時間を見積もる
  5. やることをスケジュールに入れる

スケジュール管理が苦手な人は、ぜひ今回紹介したコツを実践してみましょう。

以上です。

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