スケジュール管理ができない人がおさえるべきコツ

こんな悩みを解決します。

あなたはスケジュール管理を上手くできていますか？

もしできていなければ、残業が増え続けるだけでなく、あなたの社内の評価もどんどんと下がってしまうかもしれませんよ。

スケジュール管理のコツを少し身につけるだけで、あなたは自分の時間を手に入れることができます。

なぜスケジュール管理が必要なのか？

まずは、なぜスケジュール管理が必要なのかについて説明します。
理由は大きく２つあります。

それぞれ、説明していきます。

時間の使い方で成果が決める

これは誰も変えることのない事実。
両者で違うのは時間の使い方です。

時間の使い方で成果が決まるということは、時間を上手く使えれば成果が出るということ。

スケジュール管理をうまくすることで、あなたの成果もどんどんと上がっていきます。

管理しないと他人に時間を奪われる

しっかりとスケジュールを管理していないと、これらにどんどんと時間を奪われてしまいます。
相手には悪気はないでしょうし、あなたが頼られているのは喜ばしいことです。

ただし、対応に時間を取られすぎてしまうとあなたの本来の業務がおろそかになってしまいます。

正しくスケジュールを管理することで、あなたの時間＝あなたの人生を守る必要があります。

失敗するスケジュール管理

失敗するスケジュール管理を見ていきましょう。

それぞれ解説します。

優先順位がない

どんな仕事にも全力でぶつかるあなたの姿勢、素晴らしいです。
優先順位をつけるともっと素晴らしいものになるかもしれません。

色々な業務に振り回されている人があなたの職場にもいませんか？

タスクの時間を見積もっていない

いざ、その作業に取り掛かってみると思ったよりも時間がかかってしまうという事態に陥ってしまいます。

なにか作業をするためには時間が必要です。
時間を見積もっていないとあなたの残業時間はどんどん増えてしまいます。

予定だけを管理している

予定だけを入れてしまうとその予定のために準備をする時間がわかりません。

しっかり準備の時間も考慮したスケジュールをたてないと、本番直前でドタバタすることになってしまいます。

余裕を持っていない

余裕のない予定表も問題ありです。
ただし、仕事にはトラブルがつきもの。

予定外のことが起きるという想定で動くのが肝心です。

できる人のスケジュール管理のコツと手順

スケジュール管理は5つの手順を行うだけです。

それぞれ詳しく説明していきます。

やることをすべて洗い出す

最初にいきなりスケジュールを考えてはいけません。
自分が今すべきことは何なのか洗い出していきましょう。

具体例は以下です。

優先順位をつける

かといって、リストにあるすべてのタスクに優先順位をつける必要はありません。
縦軸に緊急度、横軸に重要度を書いた紙にあなたのやることを振り分けていってください。

やらないことを決める

振り分けが終わったら、その中に重要度も緊急度も低い仕事があるのではないでしょうか？

その仕事はする必要がありません。
リストから削除してしまってください。

あなたの時間は有限です。
重要でも緊急でもない仕事にあなたの時間を奪われてはいけません。

時間を見積もる

ここでのポイントは１時間単位ではなく、１５分単位で見積もることです。

内会議で１時間の予定をおさえていたら、それより早く終わることはあまりないのでは？

１５分単位で時間を見積もることで、効率的ななスケジュールを組むことが可能となります。

また、やったことのある仕事なら見積もれるかもしれませんが、経験のない業務には自身の見積もりより間違いなく時間がかかります。

１．５〜２倍の時間を見積もるようにすると効果的です。

自分のタスクをスケジュールに入れる

パズルを埋め込んでいく感覚に楽しさを覚える人もいます。
ちなみに私は、この作業がとても楽しいです。

優先度の高いものから順にスケジュールを埋めていくことで、効果的な予定を立てることが出来ます。
これであなたのスケジュールは完成です。

あとは作業を進めるだけで、どんどんとあなたの仕事は進んでいきます。

まとめ

いかがでしたでしょうか？

スケジュール管理は、あらゆる仕事に役に立つスキルです。
予定を立てても思い通りにいかないのが人生ですが、なんの指針もなければ、向かう方向も分からなくなってしまいます。

スケジュール管理が苦手な人は、ぜひ今回紹介したコツを実践してみましょう。

以上です。