【報告の仕方】できる人が実践している３つのポイント

こんな悩みを解決します。

今回は、社会人に必須と言われる「報連相」の中でも「報告の仕方」について気をつけるべきポイントを３つ紹介します。

新人時代全く報告がうまく出来なかった私ですが、報告の仕方を少しずつ工夫していくことで今ではしっかりと中身について議論できるようになってきました。

私でもできたんです。
苦手意識を持っている人も必ずできるようになるので、少しずつ実践していきましょう。

【報告の仕方】相手に伝えるための３つのポイント

報告の際にしっかりと相手に内容を理解してもらうために気をつけるポイントは３つです。

それぞれ解説していきます。

結論から話す

「で、結局なにがいいたいの？」

みなさんは上司への報告の場でこのように言われたことはありませんか？

”結論から話す”。
皆さんも一度は聞いたことがあるでしょうし、耳にタコができるほど聞いたことがある人もいるはずです。

どんな場面でもこの結論から伝えるということを徹底することが重要です。

なぜなら、短い時間で相手に必要なことが伝えられるから。

以下にダメな例を示します。

グダグダ話してしまうと相手に言いたいことが伝わりません。

以下のように説明すれば、相手の理解度が変わってきます。

最初に相手が知りたいことの結論を示して、その後に理由・詳細などを説明していきましょう。

思いついたことから話し始めてしまうと、相手はなかなか理解してくれません。
たとえ同じ内容を説明しているとしても、です。

どうしても人は聞かれてことにすぐに答えなくてはダメだと焦って、いきなり話し始めてしまいがちです。

ただし、練習していけば必ずできるようになるので日々の小さな報告から意識していきましょう。

端的に説明する

報告をする際に重要なのが「端的に説明する」ということ。

端的に説明するとは、２つの意味を持っています。

例えば、上司から「あの資料できた？」と聞かれたときあなたならどう答えますか？

このように進捗を聞かれる質問をされたとき、それは間違いなく上司の期待値よりも遅い場合ですよね。

そんなときにこういう質問をされるとつい言い訳から入ってしまいがちです。
（昔のわたしはそうでした笑）

もちろん怒られました笑

私ほど言い訳がましい人間はいないかもしれませんが、今まで指導してきた後輩も自分に都合の悪いことを聞かれた場合は、少なからず言い訳から始まります。

あなたが答えるべきは「できていません」と簡潔に答えること。
だってできていないんだから。しょうがない。

私の経験上、この「できていない」という事実に対して怒られることはほとんどありません。
なぜなら上司が知りたいのは、「資料ができたか？できてないか？」これだけです。

仕事を進める上で問題が起きるのは仕方のないこと。
そんなことは上司だって重々わかってます。新人ならなおさらです。

言い訳なんてしても何もなりませんし、現状を正確に報告して次のアクションを考えていくことが大事なんです。

簡潔に正直に伝えることで、正しく相手に状況を理解してもらいましょう。

数字で語る

３つ目は「数字で語る」ことです。

みなさんも以下のような言葉をつい使ってしまうことがあるはずです。

なぜこれらの言葉を使ってはいけないかというと、人によってその言葉も持つイメージが違うから。

私自身、上司から「この資料作成、空いた時間でいいからゆっくりやっといて」と言われて１週間後ぐらいが目安かなと勝手に思っていたら、２日後に「この前頼んでおいた資料できた？」と言われてびっくりしたことがあります。

もちろん全くできていなかったので、ただただ注意されました。

これは私が確認を怠っていたことも原因の一つとして考えられますが、言葉のもつイメージが自分と上司の間で異なっていたことが主な原因です。

期限に限らず、数字を使って話さないと確実に相手との認識にズレが生じます。

あいまいな言葉を使わず、数字を使って伝えるようにしましょう。

【まとめ】報告の仕方を覚えると仕事のスピードがあがる

報告は、社会人である限り必ず必要なスキルです。

今回は、報告をする際に気をつけるべき３つのポイントについて紹介しました。

報告というのは、相手が理解してこそ意味があります。

自分が言いたいことを一方的に自分のイメージだけで話すことは、まだまだ報告と呼べるしろものではありません。

短い時間で相手に正確に理解してもらうスキルを身につけることで、あなたの仕事のスピードは確実に上がります。

少し意識するだけで、報告は確実にうまくなっていきますのでぜひ実践するようにしてください。