【報告の仕方】できる人が実践している3つのポイント

報告の仕方で気をつける3つのポイント仕事術
会社員
会社員
  • 報告が相手に伝わらない
  • 報告をうまくするコツを知りたい

こんな悩みを解決します。

今回は、社会人に必須と言われる「報連相」の中でも「報告の仕方」について気をつけるべきポイントを3つ紹介します。

新人時代全く報告がうまく出来なかった私ですが、報告の仕方を少しずつ工夫していくことで今ではしっかりと中身について議論できるようになってきました。

私でもできたんです。
苦手意識を持っている人も必ずできるようになるので、少しずつ実践していきましょう。

この記事を読めば

上司に常に怒られるポンコツ報告をし続けていた私が、少しずつ改善してきたポイントがわかります。

スポンサーリンク

【報告の仕方】相手に伝えるための3つのポイント

【報告の仕方】相手に伝えるための3つのポイント

報告の際にしっかりと相手に内容を理解してもらうために気をつけるポイントは3つです。

✔ 【報告の仕方】意識すべき3つのポイント
  • 結論から話す
  • 端的に説明する
  • 数字で語る

それぞれ解説していきます。

結論から話す

「で、結局なにがいいたいの?」

みなさんは上司への報告の場でこのように言われたことはありませんか?

結論から話す”。
皆さんも一度は聞いたことがあるでしょうし、耳にタコができるほど聞いたことがある人もいるはずです。

結論から伝える必要がある場面
  • メール
  • 説明資料
  • 上司との会話

どんな場面でもこの結論から伝えるということを徹底することが重要です。

なぜなら、短い時間で相手に必要なことが伝えられるから。

以下にダメな例を示します。

上司
上司

先日の製品Aの不具合の対応の進捗を教えてくれ

会社員
会社員

はい、昨日工程の確認に行きました。
設計の方が確認したところ、図面に示している値と寸法は正しいようなんですが、再度成分についても正確な測定が必要なようです。それに対して工場側では、製品の出来に関しては図面の指示通りになっているはずとのことで…今後不具合品の調査を更に進める必要が…

上司
上司

で、結局進捗はどうなってるの?!

グダグダ話してしまうと相手に言いたいことが伝わりません

以下のように説明すれば、相手の理解度が変わってきます。

上司
上司

先日の製品Aの不具合の対応の進捗を教えてくれ

会社員
会社員

当初の予定から1週間ほど遅れが出ています。
原因は、工程の調査結果から追加の調査が必要になったためです。
設計側で正確な測定を行ってくれることになっています。

上司
上司

んー。それだと、後工程に事前の連絡が必要だね。
今後のスケジュールについて至急共有しといて。

最初に相手が知りたいことの結論を示して、その後に理由・詳細などを説明していきましょう

思いついたことから話し始めてしまうと、相手はなかなか理解してくれません。
たとえ同じ内容を説明しているとしても、です。

どうしても人は聞かれてことにすぐに答えなくてはダメだと焦って、いきなり話し始めてしまいがちです。

ただし、練習していけば必ずできるようになるので日々の小さな報告から意識していきましょう。

端的に説明する

報告をする際に重要なのが「端的に説明する」ということ。

端的に説明するとは、2つの意味を持っています。

端的に説明する
  • 簡潔に答える
  • 正直に話す

例えば、上司から「あの資料できた?」と聞かれたときあなたならどう答えますか?

上司
上司

あの資料できた?

このように進捗を聞かれる質問をされたとき、それは間違いなく上司の期待値よりも遅い場合ですよね。

そんなときにこういう質問をされるとつい言い訳から入ってしまいがちです。
(昔のわたしはそうでした笑)

会社員
会社員

現在、関係部署からデータを取り寄せ中でして…
関係部署もデータの収集に手作業が必要とのことでなかなか取りかかれないと…

もちろん怒られました笑

私ほど言い訳がましい人間はいないかもしれませんが、今まで指導してきた後輩も自分に都合の悪いことを聞かれた場合は、少なからず言い訳から始まります

あなたが答えるべきは「できていません」と簡潔に答えること
だってできていないんだから。しょうがない。

会社員
会社員

できていません。
関係部署からのデータ収集に難航しています。

私の経験上、この「できていない」という事実に対して怒られることはほとんどありません。
なぜなら上司が知りたいのは、「資料ができたか?できてないか?」これだけです。

仕事を進める上で問題が起きるのは仕方のないこと。
そんなことは上司だって重々わかってます。新人ならなおさらです。

言い訳なんてしても何もなりませんし、現状を正確に報告して次のアクションを考えていくことが大事なんです。

簡潔に正直に伝えることで、正しく相手に状況を理解してもらいましょう。

数字で語る

3つ目は「数字で語る」ことです。

みなさんも以下のような言葉をつい使ってしまうことがあるはずです。

つい使ってしまうNG言葉
  • だいたい
  • 結構
  • もうすぐ

なぜこれらの言葉を使ってはいけないかというと、人によってその言葉も持つイメージが違うから。

私自身、上司から「この資料作成、空いた時間でいいからゆっくりやっといて」と言われて1週間後ぐらいが目安かなと勝手に思っていたら、2日後に「この前頼んでおいた資料できた?」と言われてびっくりしたことがあります。

もちろん全くできていなかったので、ただただ注意されました。

これは私が確認を怠っていたことも原因の一つとして考えられますが、言葉のもつイメージが自分と上司の間で異なっていたことが主な原因です。

期限に限らず、数字を使って話さないと確実に相手との認識にズレが生じます。

数字を使って話すべき
  • 期限:「いつまでに」
  • 問題点:「◯%の不具合発生率」
  • 効果:「◯%の売上げアップ」「◯人の来客人数の増加」

あいまいな言葉を使わず、数字を使って伝えるようにしましょう。

【まとめ】報告の仕方を覚えると仕事のスピードがあがる

報告の仕方を覚えると仕事のスピードがあがる

報告は、社会人である限り必ず必要なスキルです。

今回は、報告をする際に気をつけるべき3つのポイントについて紹介しました。

✔ 報告をする際に気をつけるべき3つのポイント
  • 結論から話す
  • 端的に説明する
  • 数字で語る

報告というのは、相手が理解してこそ意味があります

自分が言いたいことを一方的に自分のイメージだけで話すことは、まだまだ報告と呼べるしろものではありません。

短い時間で相手に正確に理解してもらうスキルを身につけることで、あなたの仕事のスピードは確実に上がります。

少し意識するだけで、報告は確実にうまくなっていきますのでぜひ実践するようにしてください。

コメント