仕事を改善するには、まず「ものを探す時間」をなくせ

デスクワークをしているサラリーマンなら、たくさんの資料を読み、
多くの資料作成をしているのではないでしょうか。

そういった方であれば、一度は、ほしい資料がなかなか見つからない
という状況に陥ったことがあるはずです。

今回は、探しものをしたときに、それを改善につなげる方法を解説します。

なぜ探しものが改善につながるのか？

まず、最初に伝えておくべきは、「ものを探すという行為は仕事ではない」ということです。

例えば、簡単に「ペンを探す」という行為を例にとってみます。

「ペンを探す」という場合、「文字を書く」という目的があるはずです。
この「文字を書く」という行為に対して「ペンを探す」という行為は
なんの付加価値もつけてはくれませんよね。

探しものをするという行為は仕事になんの付加価値もつけてくれない行為なので、
徹底的に排除する必要があります。

この「ものを探す」という行為を排除することで、
ムダな時間をなくし、成果につながる行動だけに集中することができます。

探しものを改善につなげる方法

では、どのようにすれば探しものをなくすことができるのでしょうか？
探しものを改善につなげるためには、以下のステップで考えていきます。

• 探しものと見つけた場所を記録する
• なぜ見つけられなかったのかを考える
• 「場所」に置いておく「もの」を決める
• いらないものを捨てる

詳しく解説していきます。

探したものと見つけた場所を記録する

まずは、探したものとそれを探した場所・見つけた場所を記録してください。
エクセルでもメモ帳でも手帳でもなんでも構いません。

例えば以下のような形です。

探したもの	探した場所	見つけた場所
ペン	ペン立て 机の引き出し（上段・中段・下段）	机の最上段の引き出し
〇〇という資料	案件Aフォルダ→「資料」フォルダ 得意先Xフォルダ→「会議」フォルダ	案件A→「会議」フォルダ

どのような改善もまずは現状を把握すること（記録）からがスタートです。
探したものと見つけた場所を記録することで、改善を始めることができます。

なぜ見つけられなかったかを考える

続いて、見つけた場所に置いた理由を考えます。

探したもの	見つけた場所	見つけられなかった理由
ペン	机の最上段の引き出し	いつもと違う場所に置いていた
〇〇という資料	案件A→「会議」フォルダ	似たようなフォルダがあった

上で示す表のように、見つけられなかった理由を考えます。

その場所に置いておくべきものを決める

ここが大事なポイントです。

「場所」に置いておくべき「もの」を決めてください。
「もの」を置いておく「場所」を決めるのではありません。

「場所」にルールを決めるのです。

先程のペンの場合だと、「ペン立て」に入っておくべきものを決めます。
例えば、以下のように決めます。

なぜ、先に場所を決めるのかというと、
「ペン」が入っていないという「異常」に気づくことができるからです。

先に場所を決めることで、そこに入っているべきものと入っているべきでないものを
判別することができるようになります。

製品を実際に作る工場などでは、器具を置く場所が決められていて、
その場所を白線なんかで囲っていたりします。

こうすることで、器具がないときにもすぐに気づくことができますし、
その器具以外のものが置かれていたときにも気づくことができます。

資料を探すという場合であれば、そのフォルダに入っておくべき資料を決めてください。

似たようなフォルダがある場合は、それを統一するなどして、
フォルダに入っておくべき資料を決めておくことで、
あとで探す手間を圧倒的に削減することができますよ。

いらないものを捨てる

最後は、いらないものを捨てる、です。
「場所」に置くべきものを決めたら、それ以外のものを捨ててください。

電子データであれば、本当に捨てる必要はないかもしれませんが、
ひとまず、置くべきものを決めたフォルダからは移動させてください。

その際にも、移動先のフォルダに置くべきものを決めておくと、
自然とデータが整理されていき、あとでものを探す手間を低減することができます。

まとめ

いかがだったでしょうか？
今回は探しものを改善につなげる方法を紹介しました。

「もの」を置く「場所」を決めるのではなく、その「場所」に置くべき「もの」を決める。
これが大事なポイントです。

探しものをしている時間は、本当に何も生みません。
イライラもします。
そんなムダ時間はなくして、成果につながる仕事に集中できるようにしましょう。

以上です。