書類を作るときのケアレスミスを無くす方法

書類の小さなミスをなくす方法仕事術
この記事の内容
  • 書類作成でやってしまがちなケアレスミス(作成日など)の原因が分かります。
  • 単純なミスを激減させる方法が分かります。
新入くん
新入くん

よく書類の作成日を間違えてしまいます・・・
どうすればいいんでしょう?

なかし
なかし

そういうケアレスミスって中々なくなりませんよね。

では、今回は書類の簡単な記入ミス(ケアレスミス)をなくすための方法を解説します。

単純なミスほどもったいないものはありません。
会社員なら書類作成の機会も多いハズ。

小さなミスを繰り返すと、周囲からも「抜けている人だなー」と思われてしまいます。
信用は小さな成功の積み重ねです。

しょうもないミスの修正にあなたの人生の大切な時間を使うなんてもったいないですよ!

この記事を読むと・・・

簡単な書類の記入ミスを無くす方法が分かります。

スポンサーリンク

なぜケアレスミスをしてしまうのか?

みなさんも以下のような経験をしたことはありませんか?

  • 書類を印刷してから、日付を間違えていることに気づく
  • 上司に指摘されて、連絡先の間違いを修正する

私も会社に入社した当時はよくやってしまっていました。

印刷してから気付いて修正するのは紙のムダですし、
上司に指摘されてから気付いて修正するのは時間もムダになってしまいますよね。

では、なぜ書類作成のケアレスミスをはどうして起こってしまうのでしょうか?

  • 作成日
  • 作成者
  • 連絡先
サラリーマン
サラリーマン

私のチェックが不十分なせいです・・・
すいません。

なかし
なかし

いいえ、違います。
書類でこういったケアレスミスが起きる原因は、別にあります。

自分で何度も失敗してしまった経験、後輩を指導してきた経験から断言できます。
ケアレスミスが起きるのは、「書類のコピーを修正しているから」です。

ケアレスミスが起きる原因

以前作ったり、参考にした書類のコピーを修正しているから

イメージしてみてください。
真っ白な紙から自分の手で書類を作ろうとしたとき、日付や連絡先を間違うと思いますか?

日付や連絡先を間違えて覚えていたら話は別ですが、
真っ白な紙に日付や連絡先を書くときに間違うことは考えにくいですよね。

あなたがケアレスミスをしてしまった書類は、
自分もしくは先輩などが作成した書類をコピーしたものではありませんでしたか?

コピーした書類の内容を修正しようとすると、どうしても内容の修正にばかり目が行きがちです。
ここに落とし穴があります。
作成時間を短くするために、すでにあるものを活用するというのは素晴らしいアイデアですが、
ケアレスミスを生む温床でもあります。

テンプレートを作りましょう|作り方のポイント

では、どうすればいいのか?
やることはとても単純です。

ケアレスミスをなくすために「テンプレート」を作りましょう!

ケアレスミスをなくす方法

書類のテンプレートを作ること

作り方もいたってシンプル。
以下のステップに沿ってテンプレートを作ってみてください。

テンプレートの効果的な作り方
  • ステップ1
    「テンプレート」フォルダを作成する

    デスクトップでもどこでも構いません。
    書類のテンプレートを保管するフォルダを作ってください。

  • ステップ2
    よく作成する書類を「テンプレート」フォルダに保存する

    自身が頻繁に作成する書類を保管してください。

  • ステップ3
    単純なミスが起こりやすい箇所を修正する
    • 作成日:「●年●月●日
    • 氏名 :「■■■■
    • 部署 :「▲▲部」

    など、単純ミスが起こりやすい部分を記号に変えてください。
    文字の色も変えておくと更にいいです。

記入箇所に目につく記号「●」「■」「▲」と書いておけば、
どこを修正すればいいかがひと目で分かります

さらに色を変えておくことによって、目につく可能性を高めることができます。

テンプレート作成以降に書類を作成する際は、
「テンプレート」フォルダに保管した書類をコピーして作成するだけで、
単純なミスを激減させることができますよ。

もしチームやグループのメンバーも同様の書類を作成するのであれば、
共有しているフォルダなどに保管しておけば、他の人のミスを減らすことも可能です。

また、よく作成する書類が一つのフォルダにまとまることによって
作成時にいちいち以前の資料を探すといった手間も同時に削減できます。

ほんの少しの手間ですが、今後修正のために失われる時間を考えれば、
元は十分に取ることができます。

まとめ

いかがでしたか?

ケアレスミスを起こす原因は「書類のコピーを修正するから」です。
テンプレートさえ作ってしまえば、こういったミスは激減しますし、
周囲と共有すれば、他の人のミスも減らすことができますよ。

まずは1つからで構いません。
ぜひ皆さんもテンプレートを作って、ケアレスミスをなくしましょう。

あなたの人生の大切な時間がケアレスミスの修正に使われることのないことを
切に願ってます。

以上です。

コメント