効率的に会議を進めるにはどうしたらいいの？

サラリーマンって会議がほんとに多いですよね。
でも「この会議って結局なんだったの？」て思うことってありませんか？

今回はそんな会議を減らすために効率的に会議を進めるココロについて解説します。

会議が終わった後のモヤモヤ

１日のうちに３〜４時間会議をしているというサラリーマンも多いのではないでしょうか？

周囲と協力していく仕事を進めていく上で「会議」は欠かすことのできない手段のひとつです。
ただし、会議が終わった後にモヤモヤが残る会議があるのもまた事実。

みなさんも一度は以下のようなモヤモヤを持ったことがあるはずです。

• （呼ばれたから参加したものの）この会議って何がしたいの？
• この調子で時間内に終わるかな・・・？次の予定があるのに・・・
• この会議の結論ってなんだったの？

こういった会議が起きてしまうのは、会議の進め方が悪いからです
会議の進め方のココロを理解して、参加者がこういったモヤモヤをもたないための会議進行をする必要があります。

５人が１時間の会議を実施すれば、５時間もの時間を消費したことになります。
５時間も使ったのに、参加者がモヤモヤした気持ちになってしまう会議は、ムダ以外の何者でもありません。

では、ムダな会議をなくすためのココロについて説明します。

「効率的な会議の進め方」のココロ

効率的に会議を進めるためには、３つのことを心がけてください。

それぞれ解説していきます。

その①：何をしたいのかを伝える

会議には大きく４種類の目的があります。

まずは、今から行われる会議が４つのうちのどの目的をもったものなのかを伝えましょう。

次のアクションを決定したいのに、ただただ批判的な意見を出している人がいては、
意見をまとめることができずに会議が終わってしまいます。

会議の最初に、会議のゴールを示すことで、参加者と開催者が同じ前提に立つことができます。
逆に、同じ前提に立つことができなければ望んだ結果を得ることはできません。

「この会議で何をしたいのか」
これを一番最初に伝えるようにしましょう。

その②：流れ・時間配分を伝える

色々な人が意見を出してくれたりするおかげで会議が盛り上がるのはいいことですが、
時間内に結論までたどり着けなければ、その会議はただの「おしゃべり」です。

1. 前回会議の振り返り　５分
2. 〇〇に関する討議　　１０分
3. △△に関する依頼　　１０分
4. 決定事項の共有　　　５分

このようにあらかじめ各議題に対しての時間設定を説明しましょう。
最終的に次のアクションを決めたいのに、討議に時間を使いすぎてしまってはいけません。

最初に会議の流れを説明しておけば、話もそれにくいですし、
批判的な意見の人がいたとしても次の議題に進めることができます。

きつい言い方かもしれませんが、期限のない仕事は、仕事ではありません。
常に時間を意識した進め方をすることを心がけましょう。

意識するだけでは難しいという方も多いと思います。
そんな方は会議の流れを書いたスライドを映しておいたり、タイマーをならしたりといった工夫もおすすめですよ。

その③：決定事項を書く

ホワイトボードに意見を書き出したり、プロジェクターにPCの画面を映すなどして、
決定事項は書いて共有しましょう。

会議が終わった後に議事録を書いても構わないのですが、
会議中に意見や決定事項を書いておくことで、同じ話をループしてしまったり、
議論のポイントがズレていくことを防ぐことができます。

また、自分は依頼したつもりだったが、相手はそのつもりはなかった、といった
認識のズレを防ぐこともできます。

決定事項を書く際には、「内容」「結果」「担当者」「期限」の４つを書くと
認識のズレを防ぐことができ、次のアクションもおこしやすいです。

まとめ

いかがでしたでしょうか？

多くの人の時間を使う会議を効率的に進めるココロを理解することで、
あなたの仕事はスムーズに進みます。

今回紹介した３つのポイントを意識して、会議運営をしてきましょう。
最後におさらいです。

• 効率的の会議の進め方
  • 何をしたいのかを最初に伝える
  • 会議の流れ・時間配分を伝える
  • 決定事項は書いて共有する。

以上です。