会議メモの取り方:3つのコツ【メモは腐る】

会議メモのとり方の3つのコツ仕事術
この記事はこんな人向け
  • 会議のメモを見返しても、何が重要だったのか思い出せない
  • どんなメモをとったらいいか分からない
  • よく会議で決まったことを忘れてしまう

こんな悩みを解決します。

新入くん
新入くん

会議のメモの取り方がわかりません・・・

なかし
なかし

なるほど。
メモはどんな仕事でも基本ですからね。
簡単にできる方法をお教えしましょう。

「メモが腐る」ってご存知ですか?

会議の最中はこれで覚えていると思ってメモをとっても、後で見返すとなんのことか分からない。
これは、メモが腐るから。

時間が立つと人の記憶はどんどんと薄れていきます
時間が立っていないうちは「記憶」が補助してくれるのでなんとかなるんです。
でも時間が立つと・・・

今回は時間が立っても腐らない会議メモのとり方を説明します。

この記事を読むと・・・

時間が立っても会議の内容が思い出せるメモの書き方が分かります。

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なぜ会議メモが必要なのか?

なぜ会議メモが必要なのか

まずは、なぜ会議メモが必要なのかについて説明します。

その前にあなたに質問です。
「あなたはなぜメモを取りますか?」

ほとんどの方が、大事なことを「忘れないようにするため」と回答します。
ただ、これは間違っています。

正しくは「忘れてもいいようにするため」です。
忘れたとしても、後で見返したときに思い出せるようにメモをとるんです。

会議メモをとる理由は大きく2つです。

会議メモを取る理由
  • 人は必ず忘れる=メモは腐る
  • 会議中に大事なポイントは分からない

それぞれ説明します。

人は必ず忘れる=メモは腐る

悲しいかな、人は忘れる生き物です。

冒頭でも説明しましたが、記憶が残っているうちは「メモ+記憶」でなんとか内容を思い出すことができます。
でも1ヶ月後、1年後となってくると「記憶」の部分はほぼ無くなります。

この「記憶」の部分が欠如したメモはなにかの役に立ちますか?
メモは腐るんです。

将来のあなたは確実に忘れているという前提にたったメモを書く必要があります。

会議中に大事なポイントは分からない

上司
上司

メモをとれ!

あなた、上司によく言われていますよね。
そこでまさか経験豊かな先輩たちのマネをしていませんか?

あなたと先輩や上司の経験値は全く違います
なので、すべてのメモをとる必要もないし、大事なポイントも経験から判断できます。

あなたに会議中に話を聞きながら大事なポイントだけをメモするなんて高等テクニックは使えません。

メモのとり方を身に着けないと痛い目にあいますよ。

会議メモのとり方のコツ3選

会議メモのとり方のコツ3選

人は時間がたつとどんどんと記憶が薄れていきます
これは、人の性質なのでどうしようもありません。

なので、「未来の自分はほぼ間違いなく忘れている」という前提でメモをとる必要があります。
未来の自分を信用してはいけません。

未来の自分が思い出すための3つのコツを紹介します。

  • 1会議に10個のメモをとる
  • 大事なこと3つに「◯(丸)」をつける
  • 記号を使う

1会議10メモ

まずは、目安として1つの会議で10個のメモをとりましょう。

たとえば、以下のようにメモをとります。

  • ある製品Aの不具合率が上がっている(0.01% → 0.05%)
  • 原因については調査中
  • 調査のポイントは以下の2つ
    • 製造ラインの作業内容に変化がなかったか
    • 材料に変更はなかったか
  • 製造ラインの作業内容にはどうやら変化はなさそう
  • 材料については、仕入先に確認中
  • 似たような事例はないのか?
  • ・・・・etc.

といっても10個はあくまで目安です。
それより多くても少なくても構いません。

大事なのは、10個のメモをとると決めて会議に集中して参加することです。

大事なこと3つに「◯(丸)」をつける

次に大事なこと3つに「◯」をつけましょう
3つだけです。

でも、社内の書類に重要そうに書いてあることに「◯(丸)」を付ける必要はありません。
だって、書類に書いてありますから。

ここで大事なのは、「おそらく自分が忘れてしまいそうなこと」に「◯(丸)」をつけることです。

こうすることで、後で見返したときに「自分は何を大事だと思ったのか」が分かります

実際に、1週間、1ヶ月たってから見返してみてください。
全くといっていいほど内容を思い出せないはずです。

そのとき「自分は何を大事だと思ったのか」が分かることは非常に大切です。

記号を使う

最後に、記号を使いましょう

記号を使うことで、一瞬で自分の思った内容を表現することが出来ます。

私が、よく使う記号は下の5つです。

  • 「?」 :わからないこと、疑問に思ったこと
  • 「!」 :気付いたこと、アイデア
  • 「✕」  :間違っていること
  • 「☆」 :重点的に考える必要があること
  • 「→」 :物事の関係

「?」:わからないこと、疑問に思ったこと

会議中に疑問に分からなかったことや、疑問に思ったときには「?」をつけます。

相手の主張に対して違和感を持ったときにも使ってみましょう。
こうすることで、あとで見返したときに「?」となっているところから考え始めることができます。

「!」:気付いたこと、アイデア

会議中にふとアイデアが浮かんでくることってありませんか?

そういうときは「!」をつけてメモをしましょう。
「あー、この前思いついたのにー」という事態を避けることができます。

「✕」:間違っていること

間違っていることにもしっかりと記録を残しましょう。

間違っていると判断したことが分からなければ、再度同じ考えをもってしまう可能性が高いです。
なぜなら今のあなたと将来のあなたの考え方は似ているから。

「☆」:重点的に考える必要があること

重点的に考える必要があることには「☆」をつけましょう。

これがあなたにとって一番大事だと考えたことです。
でも、将来のあなたはそれすら忘れてしまいます。

しっかりと記録を残しましょう。

「→」:物事の関係

関係がある物事は、「→(矢印)」でつないでおきましょう。

矢印が引いてあるだけで、物事の関係は驚くほどすっきり分かります。
しっかりとメモしておきましょう。

まとめ

まとめ

いかがでしたでしょうか?

今回は会議メモの取り方のコツを説明しました。

大事なのは「将来のあなたはほぼ確実にすべて忘れている」という前提に立つことです。
人は忘れます。でも、それはみんな同じ。

メモを取る方法を学んで、会議の内容を活かせるようにしていきましょう。

最後におさらいです。

  • なぜ会議メモをとる必要があるのか
    • 人は忘れる生き物だから
    • 会議中に大事なポイントは分からない
  • 会議メモをとるときの3つのコツ
    • 1会議に10個のメモをとる
    • 大事なこと3つに「◯(丸)」をつける
    • 記号を使う

以上です。

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