効果的な会議のアジェンダの書き方【新入社員向け】

あなたはアジェンダの意味を答えることができますか？

ビジネスシーンでよく用いられる言葉ですが、まさか議事のことだと思ってませんよね？

周囲と会話をする分には、その認識で問題ありません。

でも認識を変えてアジェンダを正しく使いこなすと、効果的な会議を進めることができます。

会議のアジェンダとは【正しく理解しましょう】

アジェンダとは「会議の設計図」です。

アジェンダのことを会議の議事だと思ってらっしゃいませんか？
でも実は、本来の意味は違います。

実際に、Agendaという単語の意味を調べて見ると下記のように書かれています。

アジェンダには、議事だけでなく日程などの要素も含まれます。

では、アジェンダとは何なのか？

アジェンダは「会議の設計図」です。
具体的には、以下の７つのポイントが書かれた資料を言います。

アジェンダには様々な要素が含まれます。

サラリーマンとして様々な部署・会社と会議をしてきた経験上、この要素を毎回抑えている人はほとんどいません。
理由は、ほぼ全員がアジェンダをただの議題だと思っているから。

しっかりと理解して実践することで、周囲から頭１つ抜け出すことが可能です。

なぜアジェンダが必要なのか？【理由】

あなたも全く成果が出せなかった会議というものがあるのではありませんか？

それは、事前にアジェンダをしっかりと考えていなかったからです。
以下の３つを考えないと会議運営は絶対に上手くいきません。

アジェンダが必要な理由は大きく２つあります。

それぞれ説明します。

議論を発散させないため

アジェンダが必要な理由は「議論を発散させないため」です。

議論があらぬ方向に進んで行ってまとめることができないといった経験はありませんか？

これは、参加者が会議の目的を事前に理解していないからです。

会議の目的、すなわちゴールを理解していないと、参加者も行き先を見失ってしまいます。

参加者の発言を促すため

アジェンダが必要な理由の２つ目は「参加者の発言を促すため」です。

先ほどとは逆に、「あれ？みなさん聞こえていませんか？」となるほど誰も発言しない会議もあります。

これは参加者が議題をきちんと把握しておらず、自分の役割が分かっていないときに起こります。

だれも発言しない会議は、会議をしないことと何も変わりません。

活発な議論を生み出すためにもアジェンダを決めることはとても重要です。

効果的なアジェンダを作成するには？【３つのポイント】

では、効果的な会議を行うためにアジェンダはどんなものなのでしょうか？

効果的なアジェンダを作成するためには、３つのポイントさえおさえればOKです。

わかりやすい会議名をつけること

会議名は参加する誰もがイメージしやすいものにします。

以下で示すものはダメな会議名の典型例です。

これでは、何を議論するのかさっぱりわかりませんよね。

会議の名前は可能な限り具体的に示す必要があります。
例えば、以下のようにします。

会議名を見ただけで参加者が何をすればいいかわかりやすいですよね。
これだけで、議論の発散や無言の会議を防ぐことができます。

会議名は参加者が可能な限りイメージしやすいものにする必要があります。

会議の目的を明確にすること

わかりやすい会議名をつけることとも関係しますが、会議の目的は明確にしなければなりません。

今から自分が行う会議は「なんのために行う会議なのか」をはっきりとさせる必要があります。

会議には大きく５つの目的があります。

５つのうちのどれにあたるかを明確にさせる必要があります。

自分は「課題の洗い出し」をしたいのに、参加者が「情報共有」をする会議だと思ってしまうと、全くゴールにたどりつけませんよね。

時間配分を決めること

時間配分もしっかりと決める必要があります。

１つの会議の中で、課題の洗い出しと解決策の検討を両方行いたい場合もあります。

そんなときに、課題の洗い出しだけで時間を使ってしまうとどうなるでしょうか？
再度会議を設定すると行った二度手間が発生してしまいますよね。

時間をあらかじめ決めてしまえば、集中して議論を行うこともできます。
さらに言ってしまえば、議論は時間をかければよいものになるものではありません。

時間配分は事前に決めて、参加者と共有することが重要です。

事前に参加者に配ること【＋α】

アジェンダの決め方ではありませんが、最後に大事なポイントを伝えます。

それは「事前にアジェンダを参加者に配ること」です。

アジェンダの目的は、効果的な会議を実施することです。

事前に配っておけば、参加者が内容を読んで会議前に検討することが可能です。

すべての仕事は準備で結果が決まると言っても過言ではありません。
事前にできることはすべて事前にやっておきましょう。

まとめ

いかがでしたでしょうか？

アジェンダのことをただの議題だと考えてはいけません。
アジェンダは「会議の設計図」です。

しっかりと設計図を準備することであなたの会議の効果は確実に向上します。

最後におさらいです。

アジェンダについてしっかり理解して、効果的な会議運営を行っていきましょう。

以上です。