デスクワークを効率化する7つのコツ

デスクワークの効率化のメリットと7つのコツ仕事術
この記事の内容
  • 仕事を効率化することのメリット
  • デスクワークを効率化するための7つのコツ
新入くん
新入くん

仕事を効率化したいです・・・
(早く帰りたいです・・・)

なかし
なかし

それはそうですよね。
今回は、効率化するためのコツをお教えしましょう!

働き方改革という言葉が取りざたされています。
上司からも仕事の効率化をしろ!残業を減らせ!と言われている方も多いのではないでしょうか?

でも、急に効率化しろって言われてもやり方がわかりませんよね。

実際に私が実践して、効果のあった効率化の手法について解説します。

この記事を読むと・・・

デスクワークの仕事を効率化するコツが分かります

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デスクワーク効率化のメリット

デスクワーク効率化のメリット

まずは、サラリーマンがデスクワークの仕事を効率化するメリットについて説明します。
メリットは大きく3つです。

デスクワーク効率化のメリット
  • 評価が上がる
  • 自分の時間を手に入れられる
  • 重要な仕事に集中できる

それぞれ解説していきます。

評価が上がる

デスクワークの仕事を効率化すると、評価が上がります

サラリーマンは、資料作成やメール処理など多くの時間をパソコンの前、つまりデスクで過ごします。

一昔前であれば、残業をしている方が仕事をしている感じがでて、周囲の評価を得られたのかもしれません。
でも、今はもうそんな時代ではありません。

仕事のスピードこそが最も重要な要素の1つです。
仕事が早いと周囲や上司からの信頼を得ることができますよね。
つまり、あなたの評価が高まります

自分の時間を手に入れられる

デスクワークの仕事を効率化すると、自分の時間が手に入ります

読書をしたり、ジムに通ったりなどを本当はやりたいのにどうしても残業が多くなって実現できていないという人は多いハズ。(なぜなら私がそうだったから。)

効率化して削減することができた時間であなたのやりたかったことを実現出来ます。

重要な仕事に集中できる

デスクワークの仕事を効率化すると、重要な仕事に集中できます

日程調整やデータの作成などの時間を削減することができれば、本当にあなたのやるべき重要な仕事に集中できます。

デスクワークを効率化する7つのコツ

デスクワークを効率化する7つのコツ

デスクワークを効率化するための7つのコツを紹介します。

デスクワークを効率化する7つのコツ
  • タイマーを使う
  • 行動を記録する
  • 整理整頓する
  • ショートカットを覚える
  • マウスを高機能にする
  • 電話を極力使わない
  • 3回以上やることはマニュアル化

それぞれ解説していきます。

タイマーを使う

ポモドーロ・テクニックってご存知でしょうか?

ポモドーロ・テクニックとは?

タスクを25分間続けた後に5分の休憩を取り、そのサイクルを最大4回続けるという時間管理術

25分の作業と5分の休憩を繰り返す。
これだけであなたの集中力は劇的に向上します。

タイマーを使って時間を見ながら仕事を行うと時間に追われるという健全な緊張感を得ることができます。

締め切りギリギリになって信じられないようなパフォーマンスを発揮すると言う経験はありませんか?
タイマーを使うことで、擬似的にその感覚を手に入れることができます。

行動を記録する

自身の行動を記録することも効率化には役に立ちます。

なにをやっていたかいまいち思い出せないけどいつのまにかもう夕方という経験は誰しもしたことがあるはず。

エクセルでも手帳でも何でも構いません。
作業の内容と開始時間・終了時間をその都度記録してみてください
これだけで、何をすればよいかが明確になり、集中力が高まります。

また、自身の行動を振り返ることもできるので、今後の改善にも役立ちます

整理整頓する【4S】

ものを探す時間というのは、仕事ではありません

仕事が出来ない人って、机やパソコンのデスクトップが散らかっていませんか?

周囲を整理整頓することで、余計なものが目に入らなくもなりますし、ものを探す時間を削減することができます。

結果として、重要な仕事に集中することができます。

ショートカットを覚える

パソコンのショートカットを覚えることもデスクワークをするサラリーマンが改善しやすい内容です。

ファイルを開いたり、文章をコピーすることってよくありますよね。
このときキーボードとマウスの間を腕が移動しています。

この時間、実は無駄なんです。
腕が移動するだけで何の成果も生み出していませんよね。

すべてショートカットで操作することは難しいですが、一度身につけさえすれば、ずっと役に立ちます

マウスを高機能にする

マウスを高機能にすることも重要なポイントです。

1つ前の画面に戻りたいと思うたびにマウスを持って、カーソルを移動して、クリックする。
これってもったいないと思いませんか?

マウスを高機能なものに変えれば、作業時間の短縮が可能です。
ショートカットを覚えることよりも簡単に時短ができます。

電話を極力使わない

電話ってすごく時間とられませんか?

電話は自分の話す時間とともに相手側の時間も奪います。
緊急の対応であれば、電話を使うのも仕方ありません。
ただし、緊急な要件でないのならば、メールやチャットで十分です。

記録にも残るし、相手も好きなタイミングで確認が可能です。
電話は極力使わないのが懸命です。

3回以上やることはマニュアル化

サラリーマンって日々同じ作業が続いたりしますよね。
そのたびに、思い出したりしていては、時間がもったいないです。

自身の業務の中で3回以上実践したことがある内容はマニュアルを作成して、基本的な基準を決めると便利です。
裏紙に適当に業務のフロー図を手書きで書くだけでも十分です。(人に見せるわけではありませんから)

やることが決まっているのといないのでは、仕事を行うスピートが全く違います
たくさんの回数をこなすような業務はマニュアル化してしますことで、余計なことを考えなくても良くなります。

まとめ

まとめ

いかがでしたでしょうか?

今回はサラリーマンがデスクワークを効率化するメリットと効率化する際の7つのコツについて紹介しました。

デスクワークの仕事のスピードをあげることで、評価も上がりますし、何より自分の仕事がラクになります。
みなさんもぜひデスクワークの効率化に取り組んでみましょう!

最後におさらいです。

デスクワーク効率化のメリット
  • 評価が上がる
  • 自分の時間を手に入れられる
  • 重要な仕事に集中できる
デスクワークを効率化する7つのコツ
  • タイマーを使う
  • 行動を記録する
  • 整理整頓する
  • ショートカットを覚える
  • マウスを高機能にする
  • 電話を極力使わない
  • 3界以上やることはマニュアル化

以上です。

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