情報をたくさん入れたのに、「結局、何を判断すればよいの？」と言われることはありませんか？
資料は情報の保管場所ではありません。読み手が理解し、判断し、次の行動を選べるようにするものです。作り始める前に、読み手・目的・結論・根拠・求める行動を一文ずつ決めます。
この記事では、社内資料の構成テンプレートと完成後のチェック方法を紹介します。
分かりにくい資料の特徴を確認する
見た目を直す前に、読み手が迷う場所を見つけます。
分かりにくい資料は、背景説明が長く結論が後ろにある、事実と意見が混ざる、選択肢の違いが分からない、読み終えても依頼事項がない、といった状態です。
そもそも資料が必要か迷う場合は、ムダな資料を作成しないための行動も確認してください。口頭や短いメールで完了できるなら、資料を増やさない選択もあります。
作成前に読み手と目的を一人・一つに絞る
主な読み手と、その人に何をしてほしいかを先に書きます。
読み手の役割、前提知識、判断できる範囲を確認します。経営層、直属の上司、作業担当者では必要な情報が異なります。
目的は「説明する」ではなく、「A案とB案を選んでもらう」「担当と期限を承認してもらう」のように、資料を読んだ後の状態で書きます。複数の目的がある場合は、資料を分けるか優先順位を付けます。
結論と求める行動を先に書く
背景を並べる前に、提案・判断事項・回答期限を冒頭へ置きます。
結論には、採用したい案と対象範囲を書きます。求める行動には、誰が、何を、いつまでに判断または実行するかを書きます。
以下は仮想例です。「申請窓口を一本化したいです。対象は〇〇申請です。A案で進めてよいか、△日までに部門責任者の判断をお願いします」のように、読み手の次の動きを明確にします。
根拠と詳細を結論の後へ配置する
結論を支える情報だけを本文へ残し、補足は分けます。
根拠は、確認できる事実、比較条件、制約に分けます。数値には出典と基準日を付け、推定値は推定と明記します。選択肢を出す場合は、同じ評価軸で比べます。
詳細な履歴、元データ、手順書は別紙やリンクへ移します。削除するか迷う情報は、「これがないと読み手が判断を誤るか」で決めます。
社内資料構成テンプレートを使う
ページを作る前に、骨組みを文章で埋めます。
- 主な読み手：
- 資料の目的：
- 結論・提案：
- 判断に必要な根拠：
- 制約・リスク：
- 比較する選択肢：
- 求める行動・担当・期限：
- 補足資料：
空欄を埋められない場合は、調査や関係者確認が不足しています。デザイン作業へ進む前に確認してください。
完成後は読み手の行動から逆向きに確認する
誤字だけでなく、資料だけで判断できるかを確認します。
- 冒頭で結論と判断事項が分かる
- 根拠が結論につながり、出典を確認できる
- 事実・推定・意見を区別している
- 選択肢を同じ条件で比較している
- 担当者と回答期限が明記されている
- 補足が本文の流れを止めていない
可能なら、前提を知らない人に見てもらい、「何を決める資料か」「次に何をするか」を答えられるか確認します。
まとめ
分かりやすい資料は、読み手の判断に必要な順番で情報を置いています。
読み手と目的を決め、結論と求める行動を先に書き、根拠と詳細を後へ配置します。まず作成中の資料について、「誰に何を決めてもらうか」を一文で書いてみてください。
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