【Excel効率化】サラリーマンなら実践すべき効率化の第一歩

Excel効率化の第一歩Excel

みなさんは仕事でExcel(エクセル)って使ってますか?
デスクワークをされている会社員の方なら毎日のように使っているのでないでしょうか?

  • 収集したデータの保管
  • 資料作成
  • グラフの作成

様々な場面でエクセルは活躍してくれます。
もはやデスクワークとは切っても切れない関係です。

今回はエクセルを毎日のように使うあなたに、もっとも簡単に業務スピードを上げ、効率化を実感させてくれる第1歩を教えます。

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結論:ショートカットキーを覚えること

結論から言います。

エクセルを使いこなす第一歩はショートカットキーを覚えることです。

断言します。
ショートカットキーを覚えれば、あなたのエクセル操作は一変します。

理由:なぜショートカットキーを覚えるといいの?

なぜ私がショートカットキーを覚えることを推奨するのかについて説明します。

エクセルを使って業務を効率化する方法を大きく3つです。

エクセル業務効率化の3つの方法
  • ショートカットを覚える
  • 関数を使いこなす
  • マクロ/VBAで自動化

この3つを即効性・使う場面の数(頻度)・習得にかかる時間(難易度)・減らすことのできる時間(威力)の4つで分類してみると下の表のようにまとめることができます。

方法即効性使う場面の数
(頻度)
習得までの時間
(難易度)
減らせる時間
(威力)
① ショートカット高い多い低い小さい
② 関数普通普通普通
③ マクロ・VBA低い少ない高い高い

効率化するには「マクロ・VBA」を使わなければならないというイメージを持たれる方も多いと思います。
でもそれは勘違いです。

だって、習得までに時間がかかりますから。

でも、ショートカットは違います。
覚えたその瞬間から使えますし、場面も多いです。覚えるのも簡単です。

たとえ、ひとつひとつの効果は小さくても使う場面が多ければ、効果的なんです。
なら即効性が高くて、習得までの時間が短い方がいいと思いませんか?

ショートカットキーを覚えるべき理由
  • 即効性の高さ
  • 使う場面の場面の多さ
  • 習得までの難易度

この3つのメリットが会社員がショートカットキーを使いこなすべき理由です。

具体例:となりのシートに移動

「ほんとに即効性高いのかよ」って思っている方もおられると思います。
なので具体例を使って説明します。

具体例

となりのシートに移動する

まさによくある(頻度が多い)場面ですよね。
これをスピーディにできたらいいと思いませんか?

多くの方は下のような流れでこの作業を行っています。

多くの人がやっている動作
  • キーボードから手を離す
  • マウスを持つ
  • マウスを動かす
  • となりのシートのタブをクリックする
  • マウスを離す
  • キーボードに手を戻す

となりのシートに移動するために6つの動作を行っています。

じゃあこれをショートカットキーを使うとどうなるか?

ショートカットキーを使った動作
  • 「Ctrl」+「PageUp/Down」

これだけです。
キーボードからも手を離しません。

どうです?
マウスを使うと6つの動作があったのに対して、ショートカットキーを使うと1つの動作で終わりました。

このように頻度の高い場面で間違いなく効果を発揮してくれます。
シート移動って1日に何回もしませんか?

ひとつひとつで効率化できる時間は多く無いかもしれません。
でも、たったひとつ先程のショートカットキーを覚えるだけで何度も使えるんです。

これで即効性が高くて、頻度が高いと思ってもらえたのではないでしょうか?

まとめ

今回は、会社でエクセルを使うあなたがショートカットキーを覚えるべき理由を説明しました。

繰り返すようですが、ショートカットキーを覚えるだけで仕事は劇的に早くなります。
なぜなら、即効性が高く、頻度も多いから。

みなさんも少しはショートカットを使う効果をイメージいただけたのではないでしょうか?
ひとつひとつの効果は小さいけど、必ずあなたの業務時間を削減できます。

少しずつでもいいので、ショートカットキーを覚えて業務の効率化を図りましょう。

以上です。

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