仕事で必要なことを調べていたはずなのに、気づいたら全然違う記事を読んでいる。
「この言葉、どういう意味だろう」「こっちのやり方も便利そう」。気になったリンクを開き、その先でまた別の話題が気になる。最後には、そもそも何を調べていたのか分からなくなる。
こういうこと、ありませんか？
調べもののつもりが、いつの間にかネットサーフィンになってしまうんですよね。タブは増えているのに、元の仕事は進んでいない。
対策としておすすめしたいのは、検索する前に「何が分かれば、次の作業へ進めるか」を書いておくことです。そのメモを、リンクを開くか迷ったときにも、脱線に気づいたときにも使います。
この記事では、調べものを始めてから終えるまでの手順を紹介します。紙でも普段のメモアプリでも構いません。検索画面の横に、書く場所を一つ用意してください。
調べる前に「答えたい問い」を一文で書く
検索窓へ言葉を入れる前に、調べ終わったら何を決めたいのかを書きます。
「Excelについて調べる」では、どこまで読めば終わりなのか分かりません。関数もグラフも自動化も、全部Excelの話だからです。
ここでは、説明用の例として「担当者別の売上を集計し、会議資料に載せる仕事」を考えてみます。
答えたい問いは、「担当者別の合計を、この表からどう出すか」。調べ終わった後に行うのは、実際の表を集計して資料へ載せることです。
先にここまで書けば、きれいなグラフの作り方を見つけても、今は集計が先だと判断できます。
- 今の問い：何を知りたい、または決めたいのか
- 終わりの条件：何を確認できれば調査を終えられるか
- 調べた後の作業：分かったことを使って何をするか
今回なら、終わりの条件は「使える集計方法が分かり、練習用の表で期待する合計になることを確かめる」です。記事を何本読むかでは決めません。
依頼された仕事の目的自体が分からない場合は、検索を始める前に確認が必要です。指示が曖昧なときに着手前に確認する項目も参考にしてください。
気になるリンクは、開く前に今の問いと照らし合わせる
「役立ちそう」だけで開かず、今の問いに答えるために必要かを確認します。
関連情報は、完全に無関係な話よりも判断に迷います。
売上の集計方法を調べているときに、自動でレポートを作る記事を見つけたら、気になりますよね。今後の仕事に役立つかもしれません。
ただ、役立つかもしれない情報を、その場ですべて読んでいたら調べものは終わりません。「いつか使いそう」と「今これが分からないと進めない」を分けましょう。
| 見つけた情報 | 今の扱い方 |
|---|---|
| 使う集計方法の説明 | 読み、必要な条件を確認する |
| 手順を理解するために必要な用語 | 今の手順が分かる範囲で調べる |
| 別の自動化方法や見栄えの工夫 | URLと気になった理由を控える |
| 元の仕事に関係しない話題 | 今回は開かない |
気になる情報を控える場所は、最初のメモの下に「あとで見る」と一行足すだけで十分です。
「URL：〇〇／気になった理由：毎月の集計を自動化できるかもしれない」と残します。保存するために読み込んだり、分類を考えたりすると、そこでまた作業が増えてしまいます。
なお、「あとで見る」は、必ず全部読む約束ではありません。元の仕事を終えた後で、まだ必要だと思うものだけ開けば構いません。
何を調べていたか分からなくなったら、検索をいったん止める
脱線に気づいたら、新しいページを開くのを止めて、最初の問いに戻ります。
「何か仕事に関係することを調べていた気がする」。こうなったとき、開いているタブを端から読んでも、別の話題がまた気になりかねません。
先に見るのは、検索前に書いたメモです。
- 今の問いと、調べた後に行う作業を読み直す
- すでに分かったことを、問いへの答えとして一文で書く
- まだ足りない情報を一つ選ぶ
- その情報を確認するページだけを前面に出す
何も書いていなかった場合は、依頼メールや作成途中の資料へ戻ってください。「この資料のどこを埋めようとしていたのか」を確かめます。思い出せなければ、閲覧履歴から最初の検索語を探すのも一つの方法です。
元の問いが分かったら、先ほどの3項目を書いてから再開します。不要なタブの整理は、その後で構いません。入力途中の内容や必要な出典は残し、今使うページを見分けられる状態にします。
集計方法がもう分かっているなら、検索へ戻る必要はありません。表を作る作業へ進みましょう。
調査を終えるときは、答えと未確認事項を分けて残す
最初に決めた条件を満たしたら、調べた内容を使う作業へ移ります。
「もっと良い方法があるかもしれない」と思うと、検索はいつまでも続けられます。
一度、今ある情報だけで問いへの答えを書いてみてください。答えが書けないなら、足りないのは方法なのか、条件なのか、根拠なのかを確かめます。
集計の例なら、「この方法で担当者別の合計を出す。練習用の表では想定した結果になった。本番の表では対象範囲と合計を確認する」とまとめられます。これは説明用の記入例であり、実際に使う表での確認は別に必要です。
読んで分かったことと、自分で確かめたことは分けて書きましょう。 出典URLと、どの条件を確認したかも残しておくと、後から判断を見直せます。
調べても答えが出ないときは、終了条件を満たしたことにしてはいけません。調査を区切り、未確認の内容と次の確認先を決めます。
- 公開情報で答えが出る問いか。社内の担当者にしか分からないことではないか
- 同じ説明を読み直すだけになっていないか。新しい根拠を確認できているか
- 調査を続ける時間を取っても、後の作業が期限に間に合うか
社内の運用や判断が必要なら、担当者や上司へ確認します。「調べたが分かりません」だけで終えず、分かったこと、残る疑問、自分の案を添えましょう。短時間で状況と自分の案を伝える相談メモが使えます。
次の調べものでは、検索画面の横にメモを置く
迷ったときに元の仕事へ戻れるよう、問いと次の作業を見える場所に残します。
ここまでの内容は、一枚のメモにまとめられます。
- 今の問い：
- 終わりの条件：
- 調べた後の作業：
- 分かったこと・出典：
- 未確認事項・次の確認先：
- あとで見るURL・理由：
最初に書くのは上の3項目だけ。残りは調べながら埋めます。
仕事で必要な調査の途中にも、面白い情報は見つかります。そのたびに読むかどうかは、最初の問いを見て決めてください。
次に検索するときは、まず「これが分かったら何をする？」と書いてみましょう。その一文を残しておけば、寄り道から戻る場所ができます。
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